Als er dossiers over gezet moeten worden kijken we wat de meest efficiënte methode daar voor is. Vaak zijn er meerdere mogelijkheden.

We kunnen dossiers overzetten van A tot Z voor je verzorgen. Je kunt ons de inlog geven van je oude systeem en zeggen 'zet alles maar over' en dan maken wij alles voor je in orde.

1. Waar staan de dossiers nu? Deze opties zijn er. Dossiers gaan:

  • Van de ene naar de andere Cliendo account
  • Vanuit een ander systeem naar Cliendo
  • Vanuit excel naar Cliendo
  • Vanuit papieren of word documenten naar Cliendo

2. Welke gegevens moeten er over?

We moeten we ook altijd weten welke gegevens er precies over moeten. Het is een stuk eenvoudiger om alleen de NAW gegevens van cliënten over te zetten dan bijvoorbeeld de tijd registratie / VECOZO berichten van cliënten en medewerkers uit een ander systeem.

De aanpak

Gegevens overdragen kan zeer eenvoudig zijn, maar ook uitvoerig. Het is helemaal afhankelijk van waar je dossiers nu staan, wat er precies over moet en op welke manier.

We kunnen alles voor je regelen, hier is wel een investering voor nodig. Als we de antwoorden op vraag 1 en 2 hebben adviseren we je over de beste methode.

Van de ene naar de andere Cliendo account

Als dossiers van de ene naar de andere Cliendo over moeten, moeten wij altijd volledige toestemming krijgen van de admin van de oude Cliendo account.


Live dossier delen

Kan vanaf 0 dossiers

Je kunt met een druk op de knop een dossier delen van de ene naar een andere Cliendo account. Dit doe je in het oude dossier, via de dagrapportage van de cliënt en dan de knop 'Leden' rechts bovenaan.

Hier kun je een mailadres intypen van degene waarmee je het dossier wilt delen en klaar is kees. Je kunt op deze manier zelfs beide tegelijk in het dossier blijven werken. Wel blijft het dossier altijd in eigendom van de oude account. Als de oude account wordt opgeheven, verdwijnt het dossier.

Als dossiers permanent naar jouw account moeten kun je deze optie ook gebruiken zodat je het dossier al in jouw account hebt, en je het vanaf daar zelf kan overtypen naar een dossier dat je in jouw account hebt aangemaakt.

Dossiers geautomatiseerd over laten zetten van de ene naar de andere Cliendo account

Interessant vanaf 40 dossiers

Je kunt dossiers en eventueel medewerkers ook van de ene Cliendo account ook helemaal laten overzetten van de ene naar de andere account. Het overzetten van dossiers van de ene naar de andere Cliendo account is completer en sneller dan vanuit andere systemen.

Het automatiseringsproces inrichten voor het overzetten van dossiers en rechten kost € 500,-. Dit is ongeacht de hoeveelheid dossiers en mits er geen complicaties zijn tussen de accounts ivm bijvoorbeeld rechten op maat of maatwerk functionaliteiten. Bij kleinere aantallen (minder dan 40 dossiers) is het vaak efficiënter het overzetten handmatig te doen of om de gratis excel optie te gebruiken (zie onderaan).

We ontvangen graag een lijst met BSN's, of groepen van dossiers die over moeten. Het is eenvoudig als je alle dossiers die over moeten in één of meerdere groepen zet. Als er ook medewerkers moeten worden overgezet ontvangen we graag een lijst van de medewerkers.

Dossiers handmatig over laten zetten

Interessant vanaf 0 dossiers

We bieden een service aan waarbij we voor € 25 ex. per uur (kostprijs) handmatig gegevens overzetten voor jou. Dit is bij kleinere aantallen dossiers vaak efficiënter dan het automatische proces hiervoor inrichten.

Hoe lang we bezig zijn met het handmatig overzetten van dossiers is afhankelijk van welke gegevens over moeten, hoe lang je al bezig bent op je oude account en welke functionaliteiten je hebt gebruikt.

Vanuit een ander systeem, geautomatiseerd over naar Cliendo

Interessant vanaf 100 dossiers, voor organisatie accounts

Het is mogelijk om 100% van de gegevens in je oude systeem over te zetten in Cliendo en ook dit kunnen we van A tot Z voor je verzorgen. Van tijd registraties tot dagrapportages, bestanden en VECOZO berichten.

We hebben meerdere grote import trajecten succesvol afgerond. Meestal bestaat er geen geautomatiseerd proces om software over te zetten tussen twee cliëntendossiers. Hiervoor maken we software op maat. Mits dit naar verwachting efficiënter gaat dan bijvoorbeeld overzetten via excel of handmatig.

De kosten van een geautomatiseerd systeem inrichten zijn afhankelijk van:

  • Hoe de database indeling van oud systeem overeenkomt met die van Cliendo
  • Hoe herkenbaar de data in de database is in je oude systeem
  • De begeleiding we krijgen van medewerkers van jullie oude systeem
  • De begeleiding die we krijgen van medewerkers bij jullie
  • Welke en wie afdelingen er betrokken zijn bij de overdracht

Stappenplan

  1. Inventarisatie. Wat moet er over.
  2. Kennismaking tussen jullie, de oude aanbieder en Cliendo.
  3. Projectmanagement plan + fasering
  4. Inrichting in Cliendo
  5. Mappings document (wat moet waar heen)
  6. Development per fase
  7. Testing en acceptatie bij jullie per fase
  8. Afspreken laatste datum actief in oud systeem
  9. Finale overdracht en livegang van jullie Cliendo account

De kosten voor projectmanagement en development zijn € 125 ex per uur. Als we overzetten vanuit een systeem waarbij we dat niet eerder hebben gedaan is het helaas niet mogelijk om van te voren een concrete schatting te maken van de benodigde tijd.

Vanuit excel naar Cliendo

Vanuit onze standaard excel. Interessant vanaf 10 dossiers.

1. Download deze excel en vul hem in met cliënt gegevens
2. Maak in jouw Cliendo account een testdossier aan genaamd 'Overzetten'.
3. Upload de ingevulde excel in de map bestanden.

4. Stuur een mail naar info@cliendo.nl dat het bestand klaar staat en wij aan de slag kunnen.

Gegevens importeren vanuit deze excel doen wij gratis voor je als het om meer dan 10 dossiers gaat.

Vanuit jouw excel. Interessant vanaf 50 dossiers.

1. Maak in jouw Cliendo account een testdossier aan genaamd 'Overzetten'.
2. Upload de ingevulde excel in de map bestanden.

3. Stuur een mail naar info@cliendo.nl dat het bestand klaar staat en wij aan de slag kunnen.

Gegevens importeren vanuit jouw excel bestand kost v.a. € 500. Alle gegevensvelden moeten corresponderen met velden in je inrichting in Cliendo.

Handmatig naar Cliendo

Interessant vanaf 0 dossiers

We bieden een service aan waarbij we voor kostprijs ( € 25 ex. per uur ) handmatig gegevens overzetten voor jou. Dit is bij kleinere aantallen dossiers vaak efficiënter dan automatische processen inrichten.

Hoe lang we bezig zijn met het handmatig overzetten van dossiers is afhankelijk van waar de gegevens nu staan en welke gegevens over moeten.

Wat we het best kunnen doen om tot een schatting te komen is dat we eerst 10 dossiers overzetten van de oude naar de nieuwe situatie zoals door jou gewenst.

Hierbij kijken we dan naar de tijd die het naar verwachting kost om de volgende dossiers te doen. Ook geeft het je gelegenheid te controleren na 10 dossiers of alles naar wens is overgezet. Meestal is onze webcare afdeling een paar dagen bezig met het handmatig overzetten van dossiers.

Verwerken van gegevens & Geheimhouding

Wij behandelen altijd alle gegevens die in onze systemen staan vertrouwelijk. Dit is ook zo ingericht in onze NEN7510 protocollen.

Je kunt via je Cliendo account, bij instellingen > verwerkersovereenkomst, deze verwerkersovereenkomst meteen met ons aangaan. Hierin is opgenomen dat wij alle ontvangen data vertrouwelijk behandelen.

Alle medewerkers van Cliendo hebben al een privacy overeenkomst, ethische code en een geheimhoudingsverklaring getekend met Cliendo. Hierop zijn ook passende boetebedingen van toepassing. Deze verklaringen zijn op verzoek in te zien.

Het is ook mogelijk verwerkers, service level agreements of geheimhouding overeenkomsten op maat aan te gaan. Deze overeenkomsten laten we altijd juridisch beoordelen. Standaard zijn er zo min mogelijk medewerkers betrokken bij overdrachten. In de meeste gevallen kunnen we dit beperken tot twee of zelfs één Cliendo medewerker.

TIP 1: exporteer oude dossiers en sla het oude dossier op in de bestandsmap van de cliënt in Cliendo.

Als je je dossiers als word export, PDF, of ander bestandstype hebt, kun je dit ook als bestand uploaden in de bestandsmap van je cliënt in Cliendo. Zo heb je altijd toegang tot het hele dossier, ook als we er voor kiezen niet alle gegevens overnemen in 'live' Cliendo.

TIP 2: Bepalen welke gegevens je over wilt hebben

Natuurlijk wil je het liefst 'alles' overgezet hebben. En dat kan ook. Maar dat is niet per se efficiënt voor je tijd of geld budget. Met cliëntgegevens heb je een bewaar en administratie plicht, maar daar voldoe je ook aan als je tip 1 volgt.

Het gaat vooral om bepalen welke gegevens je op reguliere basis mee werkt. Beetje alsof je kleding gaat opruimen en dan bedenkt 'heb ik dit nog aan gehad afgelopen jaar?'.

Als er handmatig overgezet gaat worden, kun je dan af met de dagrapportages van het afgelopen half jaar? Meestal wel.

Als je exports hebt van de tijd registratie totalen, is het dan nog nodig dat elke agenda afspraak wordt overgenomen? Vaak niet.


TIP 3: Maak een encrypted back up van je huidige bestanden.

Als je al je oude dossiers bij elkaar hebt kun je ze in een map zetten en de map encrypten en er een wachtwoord op te zetten. Dit kan bijvoorbeeld door er een RAR, ZIP of ISO file van te maken. Dit encrypted bestand kun je ook uploaden in je Cliendo account, of in de Cloud. Het wachtwoord kun je het beste in een wachtwoord manager bewaren.

Heeft u het antwoord gevonden?