Welk type account heeft welke rechten? We hebben de belangrijkste verschillen voor je op een rijtje gezet. 

Ons uitgangspunt is ‘gebruikers zijn niet dom’. Cliendo is vrij van opzet, binnen de regels, dus waar dat kan.

Medewerkers die toegang hebben tot een dossier, kunnen dit dossier ook verwijderen. Dat is in de meeste gevallen wenselijk en werkt een stuk efficiënter. Als manager denk je soms van niet, maar vroeger staken medewerkers ook niet spontaan een papieren dossier in brand. Bovendien kunnen wij in de logs altijd zien wat er is gebeurd en dossiers terughalen. Mocht je specifieke zaken wel of niet willen toestaan dan is daar ruimte voor bij organisatie accounts; zie custom rechten beneden.

TIP: de beste manier om te ervaren wat je wel en niet kunt met een type account, is door jezelf met een ander mailadres toe te voegen als dit type account en in te loggen. Zo zie je exact wat diegene wel / niet kan zien en ervaar je dit zelf. 

Superadmin / Account eigenaar 

Degene die zich als eerst heeft ingeschreven bij Cliendo is standaard de eigenaar van een account en de data daar in. Indien een eerste betaling is gedaan: de eigenaar van de bankrekening, bij acceptatie van een offerte gaan we uit van de eigenaar van het e-mail adres waarmee de offerte is geaccepteerd. De superadmin heeft alle rechten en mogelijkheden. 

  • Account uitbreiden / overdragen / opzeggen 
  • Mag alle groepen en alle cliënten zien 
  • Mag admins toevoegen en verwijderen 
  • Mag teamgenoten toevoegen, suspenden en verwijderen
  • Mag wachtwoorden wijzigen van gebruikers 
  • Mag bepalen welke groepen / cliënten teamgenoten zien 
  • Mag alle agenda items / tijdregistraties zien en aanpassen 
  • Mag toegang geven tot individuele dossiers 
  • Mag verwerkersovereenkomst accepteren 
  • Mag alle dossiers exporteren naar Word. Mag van complete inhoud excel exports doen op cliënt overzicht en tijd registratie. 

Admin 

Admin is bijna hetzelfde als superadmin. Een admin kan geen andere admins verwijderen en/of de gehele account niet uitbreiden / overdragen / opzeggen. 

  • Mag alle groepen en alle cliënten zien 
  • Mag andere admins toevoegen. Niet verwijderen. 
  • Mag teamgenoten toevoegen en verwijderen 
  • Mag bepalen welke groepen / cliënten teamgenoten zien 
  • Mag alle agenda items / tijdregistraties zien en aanpassen 
  • Mag toegang geven tot individuele dossiers 
  • Mag verwerkersovereenkomst accepteren
  • Mag alle dossiers exporteren naar Word. Mag van complete inhoud excel exports doen op cliënt overzicht en tijd registratie. 

Teamgenoot 

Een teamgenoot kan in principe wat nodig is om te kunnen werken met zijn/haar cliënten. Er wordt per groep dossiers of per individueel dossier toegang gegeven.

Agenda’s zijn inzichtelijk en hierin kunnen items aangemaakt en verwijderd worden, bij de tijd registratie / gebeurtenissen pagina kan een teamgenoot alleen zijn eigen cliënten / uren bekijken en exporteren. Een ‘Teamgenoot’ mist ook alle ‘Organisatie’ pagina’s bij ‘Instellingen’ (zie afbeelding hierboven).

  • Mag alleen de groepen of cliënten zien waarvoor toestemming is gegeven door een admin 
  • Mag geen admins toevoegen of verwijderen 
  • Mag geen andere teamgenoten toevoegen of verwijderen. 
  • Mag dossiers waar hij/zij toegang toe heeft verwijderen. (Deze zijn wel terug te halen door Cliendo indien nodig) 
  • Mag alleen zijn/haar eigen tijd registratie uren zien en exporteren in het tijd registratie overzicht. 
  • Mag bij ‘Gebeurtenissen’ alleen rapportages zien waar hij/zij ook toegang toe heeft. Als er op de account 34 rapportages zijn geschreven die dag, maar slechts vijf voor zijn/haar cliënten, dan staat er simpelweg ‘5 nieuwe dag rapportages’ 
  • Mag in de ‘Beheeragenda’ alle agenda’s zien van collega’s / cliënten. Mag bij een agenda item ook zien of dit is geregistreerd of niet. Is dus in principe in staat om handmatig alle geregistreerde items op te tellen en zo tot inzage te komen m.b.t. de tijd registratie. 
  • Mag toegang geven tot individuele dossiers waar hij/zij zelf toegang toe heeft 
  • Mag zichzelf eigenaar maken van individueel dossier en vorige eigenaar verwijderen 
  • Mag dossiers waar hij/zij toegang toe heeft exporteren naar word 
  • Mag geen excel exports maken op cliëntoverzicht. Mag wel excel exports maken van zijn/haar eigen tijd registratie. 

Cliënten toegang / ‘Leden’ uitgenodigd op één dossier 

Degenen die toegevoegd zijn via de ‘Leden’ knop op een dossier zien alléén dit dossier. Ze kunnen met vier schillende rechten toegevoegd zijn. Dit type toegang wordt niet meegerekend als gebruiker en is gratis. 


Dit is wat een lid van één dossier ziet bij het inloggen: 

  • Mag alléén het dossier, of de dossiers zien waar hij/zij voor is uitgenodigd. 
  • Mag gratis aan maximaal 2 á 3 dossiers worden toegevoegd 
  • Ziet geen ‘beheer’ pagina / huisje. Geen inzage in agenda’s anders dan die van het dossier dat is gedeeld. 
  • Kan geen dossier verwijderen of archiveren. Ook niet bij het ‘Mag bewerken / lezen’ recht 
  • Kan geen andere leden toevoegen aan het dossier. 
  • Kan de rechten van andere leden niet bewerken. Ook niet als hij/zij bewerk + lees rechten heeft voor het dossier. 
  • Kan bij een agenda item in de agenda waar hij/zij toegang toe heeft wel zien dat en hoe veel anderen zijn toegevoegd, maar ziet niet wie dit zijn. De communicatie in een agenda item is wel zichtbaar. 
  • Ziet geen opgeslagen oude versies in het plan van het dossier. 
  • Kan geen exports maken van het dossier naar word. Is wel in staat om handmatig informatie te kopieëren en/of af te drukken vanuit de browser, maar dit kan logischerwijs altijd als je inzicht hebt. 
  • Kan instellen waar hij/zij notificaties van wil ontvangen per e-mail en/of per push bericht. Bijvoorbeeld telkens als er een nieuwe dagrapportage is geschreven. 

Custom rechten

Naas bovenstaande standaard rechten bieden we organisaties de mogelijk om elk type recht in te voeren dat gewenst is. Bijvoorbeeld; 

Een recht gelijk aan teamgenoot; 

  • dat niet alle pagina’s van een dossier mag zien maar alleen de dagrapportage. 
  • die geen cliënten mag toevoegen of verwijderen 
  • die alleen maar alle dossiers mag lezen, niet bewerken 
  • die wel van iedereen de tijdregistratie mag zien en bewerken. 
  • die geen bestanden mag toevoegen aan cliënten 
  • die alleen tabblad ‘basisgegevens’ uit plan van een dossier mag zien, alleen bij cliënten uit groepen A en C mag kunnen en geen inzage heeft in agenda’s. 

Een recht gelijk aan dossier lid; 

  • dat alleen één tabblad uit plan mag zien 
  • dat geen bestanden mag uploaden 

Een recht gelijk aan admin; 

  • dat geen tijdregistratie mag zien 
  • dat geen gegevens mag exporteren 

We adviseren om, ook voor je eigen overzicht, het qua rechten op een aantal types te houden. 

 

Toevoeging op ‘leden’ / ‘leden’ kunnen verwijderen 

Één dossier moet altijd een eigenaar hebben. Als er maar één eigenaar is, of dat nou een teamgenoot is of een admin, kan die niet verwijderd worden tot er een andere eigenaar is. Zolang er een eigenaar overblijft kunnen:  

  • Leden van één dossier alleen zichzelf verwijderen. 
  • Admins leden van een dossier verwijderen. 
  • Teamgenoten andere leden van een dossier verwijderen  

Als iemand als enige eigenaar is, en je wilt deze verwijderen, voeg je eerst een tweede lid toe (jezelf bijvoorbeeld). Dan maak je jezelf eigenaar en dan kun je de vorige eigenaar verwijderen. 

Teamgenoten toevoegen als lid 

Je kunt ook een bestaande teamgenoot toevoegen als lid. Hiermee geef je deze teamgenoot toegang tot alleen dit dossier en niet tot alle dossiers in een groep. In deze artikelen staat uitgelegd wat precies het verschil, in artikel 1 ook met video:

1) https://help.cliendo.com/nl/articles/1302595-client-teamgenoot-of-derde-uitnodigen-voor-een-dossier 

2) https://help.cliendo.com/nl/articles/1245977-teamgenoten-toevoegen-beheren 



Heeft u het antwoord gevonden?