Ten eerste: er is nog nooit zomaar iets verdwenen uit Cliendo. Geen enkele cliënt of afspraak is in al die jaren ooit zomaar weggeraakt.
Als je toch iets mist, is er vrijwel altijd een van de onderstaande zaken aan de hand.
1. Je ziet geen cliënten: de weergave van cliënten staat uit.
Onder de ‘getoonde gegevens’ knop kan bijvoorbeeld zijn ingesteld dat je alleen cliënten van Linda ziet, of alleen cliënten uit bepaalde groepen. Controleer deze instelling. Vink voor het gemak alle opties aan die je daar ziet staan.
2. Je ziet geen afspraken: er staat geen enkele agenda aan om weer te geven
Ga naar het huis-icoon en laad de beheeragenda. Rechts staan de namen van teamgenoten, cliënten en groepen. Vink hier tenminste iets, anders zie je geen enkele agenda.
3. Er zijn zaken weg op een tabblad in het plan
Je hebt iets ingevuld op een van de tabbladen in het plan, en nu is het weg. Waar kan dat aan liggen?
3.1 Permanent opslaan is gebruikt
Scroll eerst helemaal naar onderen op de pagina tot je niet verder kunt. Daar staan de knoppen 'Ondertekenen' en 'Permanent opslaan'. Hiermee kun je het complete tabblad opslaan als een permanente versie onderaan de pagina. Daarna kun je ervoor kiezen om weer met een leeg tabblad te beginnen.
3.2 Geen internet of een blokkering door je firewall
Als er geen opgeslagen versies zijn op het tabblad, en je hebt er wel zaken getypt, dan kan het ook zijn dat je geen verbinding had met internet. De informatie is dan nooit bij Cliendo aangekomen en kon ook niet opgeslagen zijn.
Het kan helaas zo zijn dat je heel kort geen verbinding hebt gehad.
Soms merk je dat niet eens, omdat het maar een paar seconden of een paar minuten was. Als je wel eens bijvoorbeeld een alarminstallatie hebt gehad die continue actief moet zijn op wifi en waar je een melding van krijgt als die online is, dan weet je waarschijnlijk wel hoe vaak zoiets gebeurt. Op onze Ziggo internet verbinding is dat in ieder geval circa 6 keer per jaar.
Cliendo slaat, mits je internet hebt, continue op en geeft hier een status van rechts boven in je scherm.
3.3 Getoonde gegevens knop op plan pagina
Je hebt in de tussentijd de weergave van bepaalde velden of tabbladen uitgezet via de 'Getoonde gegevens' knop rechtsboven in je scherm. Als je deze weer aan zet, kun je de informatie weer lezen.
3.4 Je collega’s hebben zaken verwijderd uit het plan
Collega's met toegang tot een cliënt kunnen tabbladen en velden aanpassen. Zie voor meer uitleg ook punt 9 hieronder.
3.5 Je ziet een wit scherm
Hierbij heeft Cliendo waarschijnlijk een aanpassing gedaan aan je inrichting en is hierbij een fout ontstaan door ons. Laat het ons even weten, dit is meestal binnen een minuut heel simpel te verhelpen.
3.6 Omdat het geheugen niet altijd werkt zoals je zou denken
Jouw geheugen natuurlijk niet, jou zou dit nooit overkomen. Maar bij andere mensen komt het weleens voor dat herinneringen anders zijn dan wat er werkelijk is gebeurd.
Een bekend voorbeeld: getuigenverklaringen bij een misdrijf. Onderzoek laat zien hoe weinig we getuigen kunnen vertrouwen, met een foutpercentage van 32%. Was één iemand in de groep het eens met de foute verklaringen, dan steeg dat naar 52%. Bij twee mensen zelfs naar 80%.
Ook logisch: niemand onthoud een gesprek van 20 minuten woord voor woord. Je onthoudt selectief een paar hoofdlijnen, dat werkt simpelweg efficiënter. Zo gaat het meestal ook met een werkdag: je onthoudt een soort samenvatting van wat ertoe deed. Zelf zou ik nu bijvoorbeeld niet meer weten wat ik twaalf dagen geleden aanhad, at, of met wie ik sprak.
4. Je mist algeheel dingen of ziet zaken die niet kloppen: je bent ingelogd op de verkeerde account
Dit komt vaker voor dan je denkt. Jij bent gewoon ingelogd. En natuurlijk ben je goed ingelogd. Dit is jouw mailadres. En waar zijn al je cliënten?! Of je afspraken? Je ziet niets. Wat is dit voor onzin!
Wat er waarschijnlijk aan de hand is: je hebt je ooit ingeschreven met een ander e-mailadres en daar staat je werkelijke account op. Kijk even in je mailbox of je meerdere keren inloggegevens van Cliendo hebt ontvangen. Dat is vaak het eerste teken.
Er zijn verschillende redenen waarom je meerdere actieve accounts kunt hebben:
Je bent met een ander e-mailadres toegevoegd als lid van een cliëntdossier.
Er moesten ooit zaken worden overgezet van de ene account naar de andere
Je teamgenoten zaten op een ander account waar jij later ook bij moest.
Bij het beëindigen van een abonnement wisten we niet zeker welk account wel kon. Omdat we nooit zomaar iets verwijderen, bleven beide accounts gewoon op actief staan.
We kunnen een 2e account uiteraard voor je verwijderen als je wilt. Graag dan even een bericht vanaf het mailadres van dat account zelf.
5. Let op dubbele dossiers en groepen
Je hebt gegevens ingevuld bij een cliënt. Je opent het dossier opnieuw en er staat niets meer. Raar. Waar zijn gegevens gebleven?
Hier denk je natuurlijk niet zo snel aan, maar het kan dus zijn dat je een tijd geleden, of bijvoorbeeld een collega van jou, een dossier heeft aangemaakt met dezelfde naam. Dan is het dossier dus dubbel. Kijk hiervoor goed in de zoekfunctie en probeer ook spelvarianten.
Het kan ook zijn dat er een groep dubbel is aangemaakt. Kijk bij cliëntoverzicht onder 'Getoonde gegevens' en dan bij groepen of er meerdere groepen met gelijkende namen staan. Hier is dat bijvoorbeeld 'teamgenoten' en 'teamgenoten', drie keer 'Utrecht', en 'Zo' en 'zo.'. Dat valt niet zo op als je snel kijkt.
6. Bij tijd registratie items die verkeerd zijn
Hiervoor hebben we een apart hulpartikel geschreven met tips voor een heleboel zaken die je kunt nakijken.
7. Je rechten zijn veranderd door een admin
Een admin op jouw account heeft je rechten veranderd. Je mag nu bijvoorbeeld minder groepen zien, of bent verwijderd als lid van (een aantal) cliënten. Of je was admin en bent dit nu niet meer. Hier vind je een overzicht van verschillende rechten en mogelijkheden.
8. Groepen automatisch ingedeeld op alfabet
Als je meer dan 18 á 28 cliënten heb, afhankelijk van de grootte van je scherm, worden je cliënten automatisch op alfabet ingedeeld. In dat geval vind je ze voortaan onder de eerste letter van hun dossier naam.
Let op; dossier naam is niet per se dezelfde naam als voor en/of achternaam. Dossier naam is op de plan pagina boven de afbeelding ingevuld. In onderstaande voorbeeld heet het dossier 'Ed' en is de voornaam van cliënt 'Freddy'.
9. Je cliënt is in het archief gezet
De functie van het archief is dat cliënten 'niet meer meedoen' in Cliendo.
Als een cliënt wordt gearchiveerd, gebeurt onder andere dit:
De cliënt verdwijnt uit de 'Beheer' agenda om ruimte te besparen.
Bij een clip / agenda item kun je de cliënt niet meer selecteren.
Je ontvangt geen verjaardagsmeldingen meer.
De cliënt verdwijnt uit het tijdregistratie overzicht.
Het kan ook zijn dat jij een cliënt archiveert, terwijl je geen rechten hebt om het archief te zien. Dan kun jij *niet* meer bij dit dossier. Je kunt dan aan een admin van jouw account vragen om dit dossier terug te plaatsen.
10. Je collega’s hebben zaken verwijderd
Als je een papieren dossier ergens neerlegt en het later weg is, dan weet je meteen wat er is gebeurd. Iemand heeft het gepakt.
Online voel je niet altijd diezelfde zekerheid. Een stuk papier kan niets verkeerd doen, maar een computersysteem wel. Toch kan online precies hetzelfde gebeuren: een cliënt is verplaatst, een afspraak verwijderd, of een veld in het plan is aangepast door een collega. Gelukkig kunnen wij dit allemaal zien. Verderop lees je hier meer over.
11. Weergave van zaken in Cliendo is stuk
We kunnen alle bovenstaande zaken meteen wegstrepen want die zijn het allemaal niet. Internetverbinding is 100% stabiel, firewall ook, collega’s niets gedaan.
Dan kan het inderdaad zijn dat de weergave in Cliendo stuk is. Dit komt wel eens voor na aanpassingen op een inrichting op maat op jouw account en heel af en toe bij algemene updates op minder dan 1% van de accounts. Dit is meestal binnen een paar minuten door ons weer te verhelpen.
Een kapotte weergave houdt gelukkig nog steeds niet in dat er zaken zijn verdwenen, want alle informatie staat nog gewoon in onze databases en backups.
Denk je dat dit het geval is? Laat ons weten bij welke cliënten of onderdelen je niets ziet, het liefst met een screenshot erbij.
Wij kunnen alle gebeurtenissen zien, en alle gegevens terughalen
We zien precies wie wat heeft verwijderd, verplaatst of gearchiveerd, en wanneer. We zien wie was ingelogd, wie een dossier heeft geopend en nog veel meer. In totaal loggen we meer dan 70 van dit soort acties.
We kunnen ook alles terughalen wat ooit werkelijk online heeft gestaan. Mis je een dossier? Geef ons even precies door wat je mist, welke cliënt(en) en/of welke onderdelen.
En wil je graag graag zien zoals je account op 28 maart 2019 was? Ook dat kunnen we. We maken continu backups van heel Cliendo op meerdere locaties tegelijk. Dit heet een Point in Time restore. We bieden deze service betaald aan. Je krijgt dan losse inloggegevens naast je huidige account, en op dat andere account zie je precies hoe alles eruitzag op de gewenste dag.
TIP:
Kijk ook in het gebeurtenissen overzicht. Onder huisje, de pagina links van ‘Agenda’. Hier zie je ook wanneer cliënten zijn gearchiveerd, verwijderd of aangemaakt. Sterker nog, vanuit dit overzicht kun je een verwijderd dossier direct weer terugplaatsen.
