Uren registreren gaat secuur en je moet zorgen dat je niet te veel of te weinig uren factureert.
Aan onze urenregistratie is uitvoerig aandacht aan besteed. Hij is een aantal jaren doorontwikkeld er hij wordt doorlopend extern getest. Ook zijn wij gecertificeerd NEN7510 TPM, de belangrijkste certificering standaard voor IT in de zorg in Nederland.
Werk vooral vanuit de Beheer agenda onder 'Huisje'. Vanuit hier kun je meteen agenda items van iedereen nakijken en registreren. In de dossier agenda van één cliënt kan dit niet.
Dit artikel gaat over 'Tijd registreren op Product', zoals uitgelegd in de video hieronder. Niet over simpel tijd registreren.
Hoe telt de tijdregistratie exact
Je registreert:
- 1 uur bij cliënt, 0 teamlid toegevoegd. Telt: 1 uur bij cliënt. Verder niets.
- 1 uur bij cliënt, 1 teamlid toegevoegd. Telt: 1 uur bij cliënt en 1 uur bij teamlid.
- 1 uur bij cliënt, 2 teamleden toegevoegd. Telt: 2 uur bij cliënt en 1 uur bij elk teamlid
- 1 uur bij cliënt, 4 teamleden toegevoegd. Telt: 4 uur bij cliënt en 1 uur bij elk teamlid
- 1 uur bij 1 teamlid, 0 cliënt toegevoegd. Telt: 1 uur bij teamlid. Verder niets.
- 1 uur bij 2 teamlid, 0 cliënt toegevoegd. Telt: 1 uur bij elk teamlid. Verder niets.
- 1 uur bij 2 teamlid, 1 cliënt toegevoegd. Telt: 1 uur bij elk teamlid. 2 uur bij cliënt.
- 1 uur bij 3 teamlid, 3 cliënt toegevoegd. Telt: 1 uur bij elk teamlid. 3 uur bij elke cliënt.
De tijd registratie van gearchiveerde cliënten blijft ook staan.
De belangrijkste zaken om te eenvoudig te controleren
Als je handmatig natelt en je zelf tot andere getallen komt dan Cliendo, let er dan vooral op dat:
1. Op elk te registreren agenda item 'Tijd registreren' is aangevinkt
Je kunt dit ook makkelijk herkennen aan kleurlabels. Wel geregistreerd is groen met diagonale strepen.
2. Aan elk agenda item de juiste leden zijn toegevoegd
Als je uren vergelijkt van cliënten en teamgenoten en hier zit een verschil in, dan kan het heel goed zijn dat juist een cliënt of een teamgenoot niet is toegevoegd aan een agenda item.
Als je een wel geregistreerd item opent moet 'Leden' er zo uit zien als je één cliënt en één teamgenoot wilt registreren.
3. Controleer de data die je hebt aangevinkt bij 'Getoonde gegevens'
Via deze knop rechtsboven op de 'Tijd registratie' pagina, genaamd 'getoonde gegevens', stel je in wat je wilt zien.
De tot datum is tot en met, als je dus November 2019 wilt nakijken geef je de t/m 30 November in.
Als je uitgebreid gaat nakijken
1. Kijk eerst de technische werking na
Maak een testcliënt aan, met een testproduct.
Registreer één uur in de agenda van testcliënt.
Kijk bij de tijdregistratie of er één uur is geregistreerd in deze periode
Als dit ene uur werkt, dan werkt dit voor alle uren hetzelfde. Cliendo produceert continue hetzelfde resultaat. Je kunt deze test in veel varianten herhalen, bijvoorbeeld zoals in alle varianten die staan beschreven bij 'hoe telt de tijdregistratie exact'
2. Let op de valkuilen van vergelijken
'Uren van cliënten komen niet overeen met die van teamgenoten'
In de maand oktober heb je voor cliënten 402 uur geregistreerd staan op 'alle cliënten'. En 460 uur op 'alle teamgenoten'. Dat klopt niet!
Uitleg: als je 2 teamleden toevoegt op één clip en één cliënt, dan heb je al een verschil in het aantal uren dat op teamleden staat en op cliënten. En als je één item registreert op een cliënt en geen teamgenoot toevoegt ook. Zie telling boven.
Als je een een heel team hebt aan mensen kunnen hier fouten in gemaakt worden, dingen worden vergeten.
'Uren van export A komen niet overeen met andere periode van export A'
Als jij in Augustus uren hebt geëxporteerd van Juli en daar stond 803 uur geregistreerd. Dan kan het goed zijn dat als jij in September nog een keer uren exporteert van Juli, dat er 799 uur staat. Dat klopt niet!
Uitleg: Als de ingevoerde clips zijn aangepast in de tussentijd, dan is er een verschil. Bijvoorbeeld omdat:
Iemand heeft een clip verwijderd.
Iemand heeft een clip aangepast.
Iemand heeft een cliënt gearchiveerd.
Er is een cliënt 2x aangemaakt en iemand heeft op de andere cliënt geregistreerd
Er is een teamgenoot verwijderd onder de optie 'alles van deze teamgenoot verwijderen incl. registraties'
'Uren van export B komen niet overeen met export C'
Heel af en toe heeft een organisatie een specifieke export nodig in Cliendo en hebben we deze gemaakt. Dit deden we voornamelijk tot een paar jaar geleden. Deze exports zijn op een bepaalde manier vormgegeven met een specifieke set regels.
Deze export is niet te vergelijken met andere exports. Omdat hier vaak letterlijk als regel in staat als 'neem de uren van deze groep niet mee' of 'tel deze uren bij elkaar op'.
'De uren die mijn collega ziet zijn anders dan de uren die ik zie'
Jij ziet 52 uur bij je collega Freddy staan en Freddy ziet zelf 42 uur staan bij zijn uren totaal. Hoe kan dat nou weer! Dit klopt zeker niet!
Als een teamgenoot wordt toegevoegd als lid aan een cliënt die die teamgenoot zelf niet mag zien, dan verschijnt dit uur niet in zijn of haar totaaloverzicht. Maar admins kunnen dit dus wel zien.
Een teamgenoot heeft ook geen rechten om uren totalen van andere teamgenoten te zien. Alleen admins kunnen alle uren totalen zien van iedereen.
Ben jij dus admin en je teamgenoot niet, dan is wat jij ziet leidend. Dit zijn de verschillende rechten van type accounts en je kunt ze als admin hier aanpassen in het teamgenoten overzicht.
3. Secuur nakijken
Soms is de enige optie die resteert is cliënt voor cliënt alle ingevoerde clips / agenda items nakijken.
Hou er rekening mee dat mensen zaken vergeten in te vullen. Vaak zijn het één of twee medewerkers die iets op de verkeerde manier of inconsistent invullen.
Maak een excel export zodat je er sneller doorheen kunt, via cliëntoverzicht (dit kunnen alleen admins)
Vraag ons om de logbestanden van wijzigingen in je account
Werk gecategoriseerd. Vink af wat je hebt nagekeken.
Metafoor: de BioSupermarkt
We drukken tijd registreren even als metafoor uit: de eigenaar van een BioSupermarkt heeft geïnventariseerd hoe veel producten hij heeft.
Bij meting A was dit 6320, bij meting B was dit 6300. Terwijl hij in de tussentijd maar 10 producten heeft verkocht en het aantal producten dus het aantal 6310 zou moeten zijn.
Er kan van alles gebeurd zijn om dit te verklaren:
Een product aan de kassa is niet ingescand door de kassière
Een product is niet meer goed en weggegooid
In de levering van de vrachtwagen zaten minder producten dan opgegeven
Er zijn producten ongeoorloofd meegenomen door klanten of medewerkers
Etcetera. Dit staat dan in ‘uren’ gelijk aan een uur is niet juist geregistreerd, een uur is later verwijderd, het aantal beschikbare uren is verkeerd ingevuld en een uur is verwijderd of juist te veel ingevuld.
Gelukkig hangt er een camera systeem in de supermarkt waarmee je dit grotendeels wel kunt achterhalen. Daarop kun je dan eventueel terug zien dat kassière Linda vaak verkeerd aanslaat, of dat vakkenvuller Mark lang niet altijd alles invult. Het is helaas wel behoorlijk veel werk om dit allemaal na te kijken. Het ‘camera systeem’ zijn de logs in Cliendo waarop je dus kunt zien wanneer er wat is gebeurd en door wie.
Ons na laten kijken
Wij hebben de tijdregistratie zelf uitvoerig getest en extern laten testen door gespecialiseerde software testers van specialisterren.nl. Met elke eenheid, elk volume, elke maand, week, op tientallen verschillende apparaten.
De tijd registratie werkt meer dan 99% van de tijd en wordt door honderden mensen gebruikt. Als je denkt dat er iets in je urenregistratie niet klopt, dan kun je ons natuurlijk wel vragen om dit na te kijken en/of je uitleg hierover te geven. We kunnen ons namelijk goed voorstellen dat je alsnog graag opheldering wilt waarom je getallen anders zijn dan je gevoel.
Het is echter zo dat er, zeker op een account met een aantal gebruikers, soms duizenden handelingen per dag kunnen gebeuren die worden gelogd, dat leidt tot het doorzoeken van tienduizenden, honderdduizenden regels code. Simpelweg 'een verschil' nakijken is niet concreet. Het is een intensief uitzoekwerk.
Afhankelijk van wat we moeten uitzoeken kunnen we dit voor je doen en dan zullen we dat altijd doen. Maar wij zijn verantwoordelijk voor de technische werking van tijd registratie, niet voor het controleren van een administratie. Natuurlijk repareren wij , als er een ons te verwijten fout in zat, deze volledig gratis voor je.
Echter, zit er geen technische fout in de tijdregistratie, dan brengen wij achteraf een tarief van € 149 ex. per uur in rekening voor het nakijken en/of de uitleg. Tijd registratie nakijken kan tijdrovend zijn en heeft in veruit de meeste van de gevallen dus niet met een defect te maken in de tijdregistratie.