Zorg eerst dat bij een cliëntendossier onder
Plan > Producten / VECOZO
een beschikking en een product is ingevuld.
Daarna kun je registreren op dit product in de agenda. Het makkelijkst werkt het via de beheer agenda.
1. Maak een nieuw item aan in de beheer agenda onder 'huisje'
2. Voeg in het scherm dat opent een cliënt toe als lid
3. Klik op de 'Tijd' button, vul de tijd in die je wilt registreren en klik op de 'Registreer' knop.
Je kunt kiezen uit de voor deze cliënt beschikbare pakketten.
Zodra je op 'registreren' klikt word je ook zelf toegevoegd als lid aan dit item en kun je dit in het tijdregistratie overzicht terugzien bij jouw gemaakte uren.
Ik zie geen producten onder 'Toewijzing' bij registreren!
Als je geen producten ziet onder 'Toewijzing', controleer dan even of de beschikking bij de cliënt is ingevuld.
Als je een cliënt binnen krijgt vanuit de gemeente is dit automatisch voor je gedaan, je kunt het ook handmatig invullen of aanpassen.
Overzicht van de tijdregistratie
Als je bovenstaande stappen hebt gedaan dan heb je succesvol tijd geregistreerd. Als je hiertoe gemachtigd bent kun je dit terugzien in het 'Tijdregistratie' tabblad onder huisje.
Vergeet niet op deze pagina rechtsboven waar nu 'Deze week' staat in te stellen welke periode en welke cliënten je wilt zien.
Dit overzicht kun je meteen declareren / factureren, per gemeente kun je meerdere cliënten selecteren.
Tijd registreren en declareren in het verleden
Je kunt tijd in het verleden registreren. Dit werkt op dezelfde manier als dat je normaal registreert. Maak een product aan bij client > plan of gegevens > vecozo of product tabblad voor de cliënt en vul bij dat product de juiste perioden in. Dit werkt dus ook voor een beschikking/product dat al bestond.
In de agenda ga je simpelweg terug naar de periode waarin je wilt registreren en hiervoor zet je de items in de agenda.
Als je tijd uit het verleden wilt declareren/facturen open je de pagina 'Tijd registratie' en selecteer je hier via de knop rechts bovenaan de periode en de cliënten die je wilt registreren.
Daarna klik je op 'declareren' of 'factureren' knop en wordt het bericht voor je klaargezet. Beschikbare informatie wordt automatisch voor je ingevuld, je moet nakijken of alles klopt en kunt dan het bericht doorzetten om te declareren / factureren.
Een herhaalde afspraak registreren
Als je een agenda item herhaalt, zeg bijvoorbeeld elke week op dinsdag van nu tot over zes maanden, dan moet je deze telkens opnieuw registreren.
Dit is omdat het kwalijk is te veel tijd te registreren en zo de foutmarges verkleint.
Alle agenda items uit een herhaald item zijn op zichzelf staande items. Een registratie die je invult in week 34 heeft geen invloed op week 33. Je kunt dus een geregistreerde herhaling zonder problemen verwijderen.
24 uur / een etmaal registreren
Als je de eenheid van een product op 'etmaal' zet, wordt er voor een ingevoerd en geregistreerd agenda item ook automatisch een etmaal geregistreerd. Ook al registreer je dit tussen tijden 08:10 en 08:34, of tussen 12:00 en 16:00.
Visuele tip:
Als je het makkelijker / visueel herkenbaarder vindt, kun je ook gewoon van 00:00 tot 23:55 invullen. Dan zie je in de agenda ook '24 uur'.
We adviseren in dit geval om niet 00:00 tot 00:00 maar tot 23:55 in te vullen, zodat je de hele dag visueel geblokkeerd ziet. Als je van 0 tot 0 invult past Cliendo de weergave aan zodat je snel meerdere dagen kunt zien. Nogmaals; ook al registreer je maar 5 minuten, hij telt het als etmaal, dus het maakt niet uit dat je 23:55 invulen.
Verdieping tijd registreren voor VECOZO
Meer informatie over de werking van tijd registreren voor VECOZO, het correct invullen van producten vind je hier