Stel je wilt iets declareren, maar je kunt je declaratie niet indienen.
Of je hebt een declaratie ingediend, maar die krijg je afgekeurd retour.
Wat gaat er dan meestal fout?
Jij, Cliendo, VECOZO zelf en de gemeente zijn betrokken bij een declaratie.
Voornamelijk de gemeente en VECOZO bepalen hoe en wat je mag declareren.
De gemeente zegt bijvoorbeeld of jij per uur, minuut, of stuks in totaal moet declareren. Het gaat meestal mis als de gemeente, VECOZO eisen, en wat jij bij product hebt ingevuld, niet op elkaar aansluiten.
En hoe los je het op als wat je wilt niet lijkt te kunnen?
De Cliendo VECOZO koppeling werkt. Er worden honderden declaraties per maand ingediend en uitbetaald.
Als je een declaratie afgekeurd terug krijgt of niet in kunt dienen, dan kun je er van uit gaan dat wat je hebt ingevuld niet aan de regels voldoet. Dat houdt ook in dat je wat je opnieuw gaat declareren anders ingevuld moet zijn dan de vorige keer.
Omdat de eisen van de betrokken partijen, de Gemeente, VECOZO, ook nog iStandaarden - niet altijd op elkaar aansluiten, moet je hier soms creatief in zijn. Overleg altijd met de gemeente hoe je een declaratie mag indienen.
4 tips
Overleg met de gemeente of het zorgkantoor hoe je de declaratie mag indienen
Als Cliendo een melding geeft dat wat je wilt niet kan of je eerdere declaratie is afgekeurd, dan mag het niet volgens VECOZO regels / iStandaarden en moet je wat anders proberen.
Splits de declaratie op. Als een grote combinatie declaratie wordt afgekeurd, dien dan de declaraties per cliënt in.
Het totaal ingediend bedrag van een declaratie wordt automatisch voor je berekend op basis van alle prestaties in een declaratie. Maar per ingediend bedrag per client mag je dit bedrag aanpassen naar wat jij wilt. Zie voorbeeld 1. Je kunt dus altijd het getal dat jij wilt declareren indienen.
Voorbeeld 1: Het is Maart. Je declaratie van februari is afgekeurd en je moet het bedrag alsnog declareren.
- Stem met de gemeente af of je het afgekeurde bedrag in April mag declareren.
- Als de gemeente akkoord is, kun je nu simpelweg het totaalbedrag op declaratie aanpassen.
In de declaratie kun je het veld ‘Totaalbedrag’ niet direct aanpassen. Je kunt wat onder in de declaratie bij de prestaties bij elke cliënt staat wel aanpassen, onder ‘Ingediend bedrag’. Dat past dan ook het ‘Totaal ingediend bedrag’ aan.
De ingestelde tijdsperiode laat je gewoon op 1 tot 30 April staan, anders mag je de declaratie niet versturen.
Voorbeeld 2: Gemeente wil een verzamelfactuur van april, mei, juni.
Dit kan eigenlijk niet in VECOZO. VECOZO heeft als regel, sinds VECOZO 3.0, dat je per maand moet factureren. Cliendo volgt hierin de regels van VECOZO omdat er veel declaraties worden afgekeurd als we dat niet doen.
Maar als je dus toch meerdere maanden ineens moet declareren, dan kun je, mits dat zo afgestemd is met de gemeente, bijvoorbeeld zelf alle uren in juni registreren en declareren alsof je de maand juni declareert, zoals in voorbeeld 1.
Daarbij zet je de data in de getoonde gegevens / op het tijd registratie overzicht dus ook op 1 - 30 juni en je zorgt dat de agenda items die je wilt registreren ook binnen deze periode staan.
Voorbeeld 3: Gemeente wil declaraties per stuks in totaalperiode, maar stelt ook als eis dat je per uur registreert.
Dit is een dubbele eis en het is onhandig als je hiermee geconfronteerd wordt. Je mag hierbij niet je uren vrij declareren en bent gebonden aan een vast totaalbedrag.. maar je moet wel al je uren bijhouden en registreren.
VECOZO & Cliendo zijn gemaakt om één van deze twee te doen. Of per stuk, of uur/minuut/dagdeel. Als je toch per stuk moet declareren en ook nog per uur moet registreren, moet je beide zaken afzonderlijk doen.
Dit kun je bereiken door een extra product aan te maken op de VECOZO pagina van de cliënt. Noem dit 'Voor uren' en stel dit product in op uren / minuten.
In de agenda zet je wel al je uren en die registreer je op 'Voor uren'
Op het moment dat je wilt declareren, selecteer je alleen het andere product dat je op stuks hebt ingesteld en niet het product dat je 'voor uren' hebt genoemd. Deze geregistreerde uren zijn alleen voor jouw administratie en die declareer je nooit.
Zo kun toch terug zien dat je deze uren voor de cliënt hebt gemaakt én je voldoet aan de declaratie eisen van de gemeente.
Voorbeeld 4: Je moet 10 stuks declareren en werkt daar zelf 9 uur voor
Je hebt met de gemeente afgestemd dat je een vast bedrag gaat declareren. Per afspraak krijg jij € 45,- en je krijgt 10 afspraken per maand. Je totaalbudget per maand is dan € 450,-.
Je kunt dit het beste zo registreren en declareren als dat je hebt afgesproken met de gemeente. Je stelt het in op stuks, je registreert stuks in de agenda en het totaal komt er uit rollen als je gaat declareren.
Als je dit anders wilt doen volgens je eigen uurtarief wilt bijhouden, zeg even € 50 per uur, dan laat je dat in de registratie/declaratie buiten beschouwing. Als je toch alsnog per uur wilt registreren adviseren we dat te doen zoals bij voorbeeld 1 en 2.
Bonustips
Tip 1: Doe de VECOZO videotraining, vooral de 3e video over declareren.
Tip 2: Controleer het totaalbedrag in de declaratie. Tenzij je er bewust voor kiest dit bedrag te laten afwijken, moet wat hier staat kloppen met wat je in gedachten had. Klopt dit niet, kijk dan naar wat je hebt ingevuld bij product en hebt geregistreerd in de agenda. Zie ook bovenaan de FAQ.
FAQ
Wat is een prestatie?
Een product wordt een prestatie als je declareert. Eigenlijk is ‘prestatie’ dus gewoon een ander woord voor product dat je gaat declareren of al hebt gedeclareert. Een product vul je in op de VECOZO pagina van een cliënt, onder beschikking > product. De term ‘prestatie’ zie je terug in een declaratie.
