Ben je helemaal nieuw bij VECOZO? Dan heb je best wat uit te zoeken en te leren. Maar we hebben het zo makkelijk mogelijk voor je gemaakt.

Jij moet communiceren met de gemeente. Welke cliënten help je, wat voor zorg krijgen die en wat is de vergoeding die je daar voor krijgt.
​
Dit communiceren doe je via VECOZO en via software die op VECOZO aansluit.
​
Via VECOZO en de software die op VECOZO aansluit stuur je berichten en declaraties. Deze berichten zijn geen losse appjes of mailtjes. Deze berichten hebben vaste types en formats met codes. (303, 306, ..). Het gebruik van codes is voor jou in het begin niet makkelijker maar volgend jaar ga jij ook even een 323'je doen.
​

We drukken het proces van communiceren met de gemeente even uit in een metafoor.
​
Jij schrijft een brief, stopt die in de brievenbus, de PostNL bezorgt die bij de gemeente.
=
Jij schrijft een VECOZO bericht, stopt die in de brievenbus (Cliendo), Cliendo stuurt het naar VECOZO en VECOZO stuurt het naar de gemeente.

Het had ook zo kunnen zijn dat of Cliendo of VECOZO het bericht direct aflevert bij de gemeente, maar VECOZO heeft er voor gekozen om deze opzet te hanteren.

Soms is hier verwarring over. Maar je hebt dus naast VECOZO ook nog software nodig om met VECOZO te kunnen werken. VECOZO zelf is gratis, de software om er mee te werken is dat nooit. Cliendo maakt deze software.

Nog voordat je gebruik kunt maken van de VECOZO koppeling in Cliendo, zijn er een aantal zaken die je voor je organisatie eerst moet regelen:

Voor beginnende ondernemingen kan het zijn dat het Vecozo-account nog moet worden aangemaakt. Om de onderneming aan te melden bij Vecozo, vraagt Vecozo om een AGB code en een KvK-nummer van de onderneming.

Wat is een AGB code?

Een AGB-registratie is nodig om geleverde zorg te kunnen declareren. Bijna alle zorgaanbieders in Nederland beschikken over een AGB-registratie. Bij elke AGB-registratie hoort een eigen unieke AGB-code. In alle administratieve processen binnen het zorgveld wordt deze AGB-code gebruikt als identificerende sleutel. In het AGB-register staat alle noodzakelijke (zorg)informatie om declareren en het afsluiten van contracten tussen zorgverzekeraars en zorgaanbieders mogelijk te maken. Ook is de informatie uit het AGB-register de basis voor zorgzoekers en zorgvinders voor verzekerden en patiënten. Vektis beheert het AGB-register (bron: Vektis).

Via Vektis is het mogelijk om de AGB code aan te vragen. Dit gaat via: https://www.vektis.nl/agb-register. Op deze site is meer informatie te vinden over de AGB code, welke code je nodig hebt en het aanvragen ervan.

Zodra de AGB code binnen is (en het KvK-nummer), kan er een account bij Vecozo worden aangemaakt. Meer informatie over het aanmaken van een account is te vinden op: https://www.vecozo.nl/diensten/aanmelden.

2. Toestemming geven aan Cliendo

Na het aanmaken van het VECOZO account kunnen de drie beginstappen in dit artikel worden gevolgd. Zodra je de toestemmingen hebt geregeld die daar beschreven staan kun je een eerste bericht gaan sturen.
​
​3. Weten wat je moet doen daarna

Als je een AGB code hebt, en een VECOZO.nl account waar op de toestemming naar Cliendo is geregeld, dan kun je je eerste berichten gaan ontvangen en versturen.
​
Als je een bericht verstuurt in Cliendo krijg je een bevestiging en komt het bericht bij de verstuurde berichten te staan.
​
- Je kunt berichten en declaraties versturen. En berichten ontvangen.

- Op sommige berichten krijg je direct een automatische bevestiging. Op andere niet.

- Alvast belangrijk om te weten is dat het lang kan duren voordat je een reactie krijgt van de gemeente. Dat kan weken duren en dat is normaal.

Het berichtenverkeer van Vecozo werkt met codes. Belangrijk is om, voordat er gestart wordt met het berichtenverkeer, te weten wat deze codes precies betekenen en wat je ermee moet doen.

Bij nieuwe VECOZO gebruikers bestaat nog wel eens het idee dat je moet reageren op een bericht. Wat je eigenlijk doet is je stuurt een nieuw bericht. Een bericht met code ‘302’ is een automatische reactie op een 301 bericht.
​
Je zou denken het is logisch om 301, 302, 303.. op volgorde te doen. Dat dachten wij ook. Maar zo werkt het dus niet. En zo wel:
​
​Op de juiste volgorde
​
315 - Toewijzing aanvragen. Hier begin je vaak mee. Dit stuur jij naar de gemeente.
*Of je deze nodig hebt is afhankelijk van je gemeente. Sommige gemeenten sturen direct een 301.
​
316 - Deze stuurt de gemeente jou als ontvangst op een 315.
Dit bericht krijg je binnen onder 'gebeurtenissen'.
​
301 - Hiermee krijg je de toewijzing. Deze stuurt de gemeente jou. Dit bericht krijg je binnen onder 'gebeurtenissen'.
302 - Cliendo stuurt automatisch meteen een 302 terug (binnen 1 minuut)
​
303 - Zie 323. Een 303 is oud, uit 2020. (Vecozo 2.0)

304 - Zie 325. Een 304 is oud, uit 2020 (Vecozo 2.0)
​
305 - Start zorg. Deze verstuur je na de 302. Voordat je gaat declareren.
306 - Gemeente reageert hier op (kan weken duren). Krijg je binnen onder 'gebeurtenissen' en in dossier client.
​
323 - Declaratie. Deze kun je pas versturen als je de 305 en de 306 hebt.
325 - Gemeente reageert hier op (kan weken duren). Krijg je binnen onder 'gebeurtenissen', en op de tijd registratie overzicht pagina.
​
*In een vorige versie van VECOZO was een declaratie de 303 en de reactie een 304.
​
307 - Stop zorg. Deze stuur je als je klaar bent.
308 - Gemeente reageert hier op. (kan weken duren). Krijg je binnen onder 'gebeurtenissen' krijg je binnen onder gebeurtenissen en in dossier client.
​
317 - Verzoek om Wijziging.
318 - Antwoord op de 317.
​
319 - Antwoordbericht.
320 - Bericht voor antwoordinformatie over het verzoek om toewijzing of Verzoek om wijziging
​
Zie voor algemeen overzicht ook de Vecozo website.
In schemaweergave. (bron: iStandaarden).
​

Nu het voorwerk je een beetje helder is, je een AGB code hebt geregeld, een VECOZO.nl log in en weet wat ongeveer het idee is van de berichten, kun je verder gaan met de eerste 3 stappen in Cliendo.

VECOZO berichten komen, als je dus AGB code en toestemmingen aan Cliendo hebt geregeld, binnen in je gebeurtenissen tabblad. Onder huisje, het tabblad links van de agenda.

Berichten ontvangen in dossier cliënt

Cliëntdossier > plan > product/vecozo > beschikking > product
​
De verstuurde en ontvangen berichten komen in het dossier van een cliënt binnen.

Onder de beschikking:

Berichten versturen doe je via het dossier van de cliënt
​Cliëntdossier > plan > product/vecozo > beschikking
​
De berichten die je kunt versturen zijn beschikbaar bovenaan. Hier kun je dus een 305 en een 307 sturen nu.

Declaratie
​Huisje > tijdsregistratie
​
Als je een 323 bericht wilt sturen, ofwel een declaratie, kan dat via de tijd registratie pagina. Ook als je een vast bedrag wilt declareren. (toelichting).
​
1. Je moet eerst bij de cliënt bij Cliëntdossier > plan > product/vecozo > beschikking > product zaken ingevuld hebben
2. Dan in de agenda een registratie doen op dat product
3. Daarna kun je via huisje > tijdregistraties dit doen.
​
Je stelt via de 'getoonde gegevens' knop eerst de periode in die je wilt declareren.
En je kiest één gemeente en één wet (JW of WMO).
​

Als je dit weer inklapt klik je op de tijdsregistratie pagina op declareren. Daarna wordt het declaratiebericht ingevuld met de beschikbare gegevens van de geselecteerde cliënten. Dan kun je hem controleren en versturen. Tip: controleer vooral of het totaalbedrag per cliënt klopt. Als dat niet klopt heb je iets niet goed ingevuld. Zie hiervoor 'hoe vul je eenheid / volume .. in' de FAQ.

Wat je vaak doet is je doet iets opnieuw.
​
Dus je verwijderd niet een oude beschikking die je binnen hebt gekregen en je past niet die aan en vult dan wel de juiste zaken in. Wat je doet is je vraagt een nieuwe beschikking aan, stuurt een nieuw bericht of je stuurt een nieuwe declaratie. Naast de oude.
​
Soms is het wenselijk om dingen even weer weg te gooien. Dat begrijpen we. Maar met VECOZO kan dit niet altijd. Een beschikking of bericht, ook als die verkeerd is, kan technisch maar één keer verstuurd worden en moet bewaard blijven. Je kunt deze alleen op 'inactief' zetten.
​
Declaraties die je verstuurd blijven er ook in staan en agenda items die gedeclareerd zijn kun je standaard niet meer bewerken. Alleen crediteren. Dit garandeert een sluitende administratie. Als je hier van af wilt wijken kan dat ook, dan geven wij het vrij en mag je zelf vrij declareren en zaken verwijderen.

Bij een verlenging maak je géén nieuwe beschikking aan / start je de oude niet nog een keer. Hierbij verzoek je de gemeente om een wijziging door te voeren met een 301 bericht. Dit bericht overschrijft de bestaande informatie.
​
Om te zorgen dat de gemeente een nieuw 301 bericht stuurt kun jij een verzoek wijziging (317 bericht) indienen of de gemeente bellen met direct contact.

Als een product verlengd wordt, wordt deze automatisch gewijzigd. Vaak ontbreekt de begindatum en het producttarief, deze kun je zelf invullen. Vervolgens kun je gewoon verder registreren en factureren op dezelfde beschikking.
​
Laatste tip: als je een factuur wilt in dit geval zorg dan even dat je niet het nieuwe product (of juist het oude) leeg meestuurt als daar geen uren meer op geregistreerd zijn. Verwijder in dit geval in het uitgeklapte bericht het lege bericht met het rode kruisje.
​
Zo ziet het er bijvoorbeeld uit onder 'Plan > VECOZO' bij een verlenging.
​