Vul voordat je begint eerst dit formulier in. Zo kunnen we je in het proces op de juiste manier ondersteunen.

Stap 1: Toestemming inregelen op je VECOZO.nl inlogomgeving

Geef twee(!) keer toestemming in je VECOZO inlog omgeving.

Mijn gegevens > Algemene Instellingen > Mijn toestemmingsverklaringen > Voeg toestemmingsverklaring toe.

Vervolgens geef je pet zorgwet (JW.. WMO) twee keer apart toestemming, voor zowel VSP en declareren. Gebruik je twee wetten, dan geef je dus vier keer toestemming.

Invullen
Applicatie: Declaraties en VSP (overig verkeer), voor WMO/JW.
Type instantie: ‘Tussenpartij Software’.
‘Geeft toestemmingsverklaring aan’: Cliendo.

En stel de einddatum in over max. 2 jaar.
Vink het vierkantje bij ‘Ik ga akkoord’ aan.
Klik op opslaan en je bent klaar.

Ga in je Cliendo account naar instellingen > VECOZO
Je dient admin te zijn van je Cliendo account en volgt dan de aanwijzingen in je Cliendo account onder instellingen > VECOZO. Vul hier je AGB-code in.

Als je geen toestemming kunt geven..

Heb je nog een lopende toestemming bij een andere aanbieder. Je kunt maar één cliëntendossier tegelijk toestemming geven. Je berichten komen ook maar één keer ergens binnen. Trek dus die toestemming eerst in, en geef dan meteen de nieuwe toestemming. Bij voorkeur op het begin van een nieuwe maand, zodat je administratie makkelijker te beheren is.

Of je hebt niet voldoende rechten om dit te mogen doen, omdat je niet de eigenaar bent van deze VECOZO omgeving. In dit geval mis je de knop ‘voeg toestemmingsverklaring toe’ in zijn geheel.

Neem je contact op met VECOZO. Bel 013 462 5641.

Stap 2: Cliënten aanmaken / BSN invullen

Om te declareren heb je cliënten nodig. Als je deze hebt aangemaakt, zorg dan dat hun BSN-nummer goed is ingevuld. Hier worden de cliënten aan herkend.

Bij uitgaande berichten geeft Cliendo een melding als BSN-nummers ontbreken of onjuist lijken, bij binnenkomende berichten zal Cliendo de cliënt opzoeken aan de hand van dit nummer.

Stap 3: Toewijzingen toevoegen aan de cliënten

Automatisch: via 'Toewijzing krijgen (301)'

Als je bent aansloten krijg je nieuwe toewijzingen automatisch binnen van de gemeente. Informatie van de cliënt en met betrekking tot de toewijzing wordt hier automatisch meegestuurd en voor je ingevuld.

De gemeente zal een toewijzing toekennen door middel van een 301 bericht. Deze kan volgen op de hieronder beschreven 315 aanvraag, maar deze kan ook zelfstandig vanuit de gemeente komen. Dit is afhankelijk van de gemeente en de onderlinge afspraken.

Je kunt een ontvangen beschikking zelf aanpassen als je dat wilt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de gemeente slechts een productcategorie toewijst. Het is dan aan jezelf om de juiste productcode aan te vullen en/of meerdere producten onder die categorie toe te voegen. Het registreren en declareren/factureren gaat uiteindelijk namelijk op product en niet op categorie.

Handmatig: Toewijzing aanvragen
Je kunt op het VECOZO tabblad ook een lege beschikking aanmaken en hierin vervolgens op de knop Toewijzing aanvragen (315) klikken. Voor zover Cliendo dit kan, zullen een aantal velden vooraf ingevuld worden. Hierna ben je vrij om het bericht naar wens aan te passen.

Cliendo zorgt er voor dat het technische aspect goed verloopt, maar wanneer jij ergens een datum in wilt voeren die in eerste instantie onlogisch lijkt, dan kan dat. Het gaat er uiteindelijk om dat verzender (jij) en ontvanger (gemeentemedewerker) weten wat er bedoeld wordt, dus we laten je hier bewust vrij in.

Handmatig: Al bestaande toewijzingen toevoegen
Als je al toewijzingen hebt lopen / ontvangen buiten Cliendo om, dan kunnen deze toewijzingen gewoon worden ingevoerd op het tabblad VECOZO onder de gegevensvelden van de cliënt.

Je hoeft geen 'Toewijzing aanvragen' of 'Starten' aan te klikken, je vult gewoon beschikbare informatie in en verlaat de pagina.

Checklist

Twee keer per wet toestemming ingeregeld op vecozo.nl
AGB/BTW/Declareren/Factureren ingevuld in je Cliendo account onder instellingen > VECOZO
Cliënten aangemaakt en BSN's gecontroleerd
Toewijzingen toegevoegd aan je cliënten

Check check dubbel check? Goed gedaan! Je kunt nu door naar 'Tijd Registreren'

Verdieping

De algemene uitleg voor het werken met Vecozo komt vanuit Zorginstituut Nederland en is te vinden op istandaarden.nl. Hier worden de processen tussen zorgaanbieders en gemeentes uitgelegd, met bijbehorende regels en voorwaarden. Dit pdf-bestand is een iets beknoptere handleiding voor de mogelijkheden binnen iWMO en iJW, tevens vanuit het zorginstituut.

De verschillende termen en bericht structuren die je in Cliendo zult zien, komen ook volledig overeen met de informatie die op bovenstaande iStandaarden website te vinden is. Dus voor de iets technischere diepgang kan deze pagina geraadpleegd worden, met daaronder bijvoorbeeld weer een iWMO casuïstiek.