Hoe vul je eenheid / volume / tarief in?

Dossier > plan > vecozo/producten > beschikking > product,

Hier onderaan 'product', vind je de velden volume, eenheid, frequentie, product tarief.

Tarief, eenheid en product tarief zijn aan elkaar verbonden. In bovenstaande voorbeeld hebben we dus 800 minuten per week en een minuut kost €0,80.

Een veel voorkomende fout is dat je bij product tarief een uurtarief invult terwijl een andere eenheid is geselecteerd dan uren. Als je in bovenstaande voorbeeld bij product tarief in plaats van €0,80 in zou vullen: € 40, dan stel je in dat er € 40 per minuut moet worden gerekend, wat € 2400 per uur zou betekenen.

Gebruik de tijdseenheden die je gemeente ook hanteert. Indien je minuten moet invullen, gebruik minuten. Dit komt ruwweg op hetzelfde neer:

4 .. uur .. per maand .. € 40 (per uur)
240 .. minuten .. per maand .. € 0,66 (per minuut)

Indien je een totaalbudget invult kun je invullen:
1 .. stuks .. per totale periode.

Je kunt alleen hele eenheden declareren. Als je dus 2,5 uur wilt declareren dan moet je in minuten gaan registreren. Anders wordt het 3 uur.

Wij werken met vaste bedragen, hoe declareer ik dat?

Als je een vast bedrag als budget hebt, zeg even € 994 per vier weken of € 2100 voor een heel traject. Dan kun je dit op twee manieren verwerken.

Totaalbudget verdelen over uren / minuten
Advies: doe dit als je ook uren wilt registreren
Als je je uren wel wilt registreren, en je gaat bijvoorbeeld 20 uren registreren per deze 4 weken, dan pak je je vaste budget van € 994 en deel je dit door 20. Dan kom je op € 49,7.

Je stelt onder plan > product/vecozo > beschikking > product, stel je in uren.

Je moet er hierbij zelf zorg voor dragen dat je bijvoorbeeld 20 uren per periode geregistreerd hebt, voor een tarief van €49,7 om op het juiste totaalbudget te komen.

Dat je moet omrekenen is wel wat onhandig, maar dat je bij een vast budget wel je uren moet bijhouden vd. gemeente is bijna per definitie onhandig helaas.

In de agenda als één item registreren
Advies: doe dit als geen uren hoeft / wilt registreren. Is makkelijker invullen.

Je stelt bijvoorbeeld in:

1 .. stuks .. per totale periode. Met product tarief € 994.
1 .. stuks .. per 4 weken. Met product tarief € 994.

Je zet dit alsnog in de agenda. Maar daar registreer je niet per uur, maar slechts één keer binnen de gewenste periode. Tip is om dit altijd op een vaste dag binnen de periode te doen. Bijvoorbeeld op de eerste of de 7e van elke maand.

Wat voor berichten moet ik wanneer sturen? Kan ik ook reageren op een bericht?

Bij nieuwe VECOZO gebruikers bestaat nog wel eens het idee dat je moet reageren op een bericht. Wat je eigenlijk doet is je stuurt een nieuw bericht. Een 302 is een automatische reactie op een 301.

Je zou denken het is logisch om 301, 302, 303.. op volgorde te doen. Dat dachten wij ook. Maar zo werkt het dus niet. En zo wel:

315 - Toewijzing aanvragen. Hier begin je vaak mee. Dit stuur jij naar de gemeente.
*Of je deze nodig hebt is afhankelijk van je gemeente. Sommige gemeenten sturen direct een 301.

316 - Deze stuurt de gemeente jou als ontvangst op een 315.
Dit bericht krijg je binnen onder 'gebeurtenissen'.

301 - Hiermee krijg je de toewijzing. Deze stuurt de gemeente jou. Dit bericht krijg je binnen onder 'gebeurtenissen'.
302 - Cliendo stuurt automatisch meteen een 302 terug (binnen 1 minuut)

305 - Start zorg. Deze verstuur je na de 302. Voordat je gaat declareren.
306 - Gemeente reageert hier op. Krijg je binnen onder 'gebeurtenissen' en in dossier client.

323 - Declaratie. Deze kun je pas versturen als je de 305 en de 306 hebt.
325 - Gemeente reageert hier op. Krijg je binnen onder 'gebeurtenissen', en op de tijd registratie overzicht pagina.

*In een vorige versie van VECOZO was een declaratie de 303 en de reactie een 304.

307 - Stop zorg. Deze stuur je als je klaar bent.
308 - Gemeente reageert hier op. Krijg je binnen onder 'gebeurtenissen' krijg je binnen onder gebeurtenissen en in dossier client.

317 - Verzoek om Wijziging.
318 - Antwoord op de 317.

319 - Antwoordbericht.
320 - Bericht voor antwoordinformatie over het verzoek om toewijzing of Verzoek om wijziging
__
Zie voor algemeen overzicht ook de VECOZO website.


Berichten ontvangen in dossier cliënt

De verstuurde en ontvangen berichten komen op
Cliëntdossier > plan > product/vecozo > beschikking > product.. daar onder te staan.

Berichten versturen via dossier cliënt
De berichten die je kunt versturen zijn beschikbaar bovenaan

Cliëntdossier > plan > product/vecozo > beschikking.. daar onder te staan.


Ik ga voor het eerst declareren.


Tip: totaal bedrag controleren

Controleer het totaal bedrag in je 303 declaratie. Dit totaal bedrag wordt automatisch voor je berekend. Als jij 20 uur hebt ingevuld op een tarief van € 50 en 20 uur hebt geregistreerd, dan komt er € 1000 uit. Zo simpel hoort het te zien.

Als je bij 'totaal bedrag' in je 303 declaratie (zoals € 0 in het voorbeeld hierboven) dus iets anders ziet staan dan het bedrag dat je wilt declareren, dan staat ergens iets niet juist ingevuld.

Controleer vooral:
- Onder plan > product/vecozo > beschikking > product -> de eenheid, volume en tarieven juist staan.
- Of je in tijdregistratie > getoonde gegevens ook de juiste periode hebt geselecteerd
- Of je agenda item(s) ook in deze periode geregistreerd staan en op het juiste product.

Kunnen jullie meekijken met declareren?

Dat kan op afspraak met een Cliendo VECOZO expert, als je voor het VECOZO trainingspakket kiest (zie onderaan).

Als je nu meteen wilt declareren of zelf aan de slag bent, hebben we alvast drie geruststellingen voor je.

Éérste geruststelling: fouten kunnen hersteld worden
Het is belangrijk dat je een declaratie goed indient, maar als er iets niet helemaal perfect is dan kan er een fout hersteld worden. Dus je AGB code wordt niet meteen ingetrokken als je een foute declaratie doet. Meestal in ieder geval niet ;)

Tweede geruststelling: ingebouwde coach in Cliendo

Bij veel dingen die je fout kunt doen grijpt Cliendo al automatisch in. Als je bijvoorbeeld een BSN bent vergeten dan krijg je hier melding van voordat je iets kunt versturen. Er zijn tientallen van dit soort meldingen ingebouwd.

Derde geruststelling: je kunt een bericht compleet nakijken voor je het verstuurd

Voordat je op declareer klikt:

Wordt het volledige declaratiebericht nogmaals getoond voordat je het verstuurd.
Bij 'ingediende bedrag prestatie' kun je dan controleren of het bedrag dat je wilt indienen overeenkomt met wat hier staat.

In onderstaande bericht is bijvoorbeeld € 69,60 per uur ingevuld maar is het berekend declaratie factuur bedrag €0. Dat houdt in dat er geen uren zijn geregistreerd in de periode die je wilt declareren.

Dus als je vier uur á in totaal € 279,6 had willen declareren, dan kun je de tijdregistratie aanpassen tot dat bedrag er uit komt. Oftewel dan moet je vier uren registreren in de agenda in dezelfde periode als de periode waarvoor je wilt declareren.


Bonus geruststelling: je bent niet alleen en het is inderdaad moeilijk

Je bent niet de eerste en zeker niet de laatste die het idee heeft dat dit toch allemaal vrij ingewikkeld is.

Als we het even heel, heel positief beschouwen is het een klein wonder dat er in Nederland één systeem tot stand is gebracht voor declaraties en toewijzingen. Sterker nog er zijn maar een paar landen in de wereld waar de overheid zo digitaal geavanceerd werkt als hier. Er werken enkele honderduizenden mensen in de zorg met VECOZO. En 400+ gemeenten. En er moeten nog al wat wetten en afspraken worden nageleefd en kunnen worden ingediend via het systeem.

Dus ja, het is ingewikkeld, en je moet er wel even een uurtje of een paar in investeren, maar het gaat nauwelijks simpeler dan in Cliendo en zodra je het eenmaal weet kun je voortaan met een druk op de knop declareren en dat is een heel stuk eenvoudiger dan alle alternatieven.

Er is een bedrag afgekeurd.. wat nu?

Als je een declaratie hebt ingediend die is afgekeurd, dan moet je een nieuwe declaratie indienen.

Je doet dus niet dezelfde declaratie 'opnieuw'. Je doet een nieuwe. Met de oude declaratie hoef je niets meer te doen (en deze moet bewaard blijven, zie hieronder).

TIP: Omdat een declaratie door de gemeente in geheel goedgekeurd wordt of in geheel afgekeurd, doen veel Cliendo'ers de declaraties voor cliënten per stuk.

Dus niet ineens 15 cliënten per gemeente declareren, maar 15 keer één declaratie indienen. Als er dan een declaratie wordt afgekeurd hebben de andere declaraties daar geen last van en zo heb je ook meer zicht op je administratie.

Mijn gemeente staat er niet bij

Dan valt je gemeente onder een andere gemeente. De lijst 'Gemeenten' is volledig en vanuit VECOZO. Vraag je gemeente onder welke declaratie-gemeente ze vallen.

Kunnen jullie even deze declaratie / dit bericht verwijderen?

De declaraties die je verstuurd, ook de eventueel foute, zijn onderdeel van je administratie. Je administratie moet aantonen wanneer jij wat hebt verstuurd en aan wie.

Bovendien liggen de declaraties vaak al bij de gemeente of het servicebureau en dan is het niet slim om deze te verwijderen.

Dus ga er even van uit dat een declaratie niet verwijderd kan worden. Als er één of andere fout is ontstaan waarbij het toch makkelijker is het originele bericht te verwijderen, dan krijgen wij hier melding van bij Cliendo en dan regelen we dit automatisch voor je. Verder grijpen we niet handmatig in in jouw administratie.

Ik krijg geen bericht binnen. Hoe zit dit?

VECOZO kan een bericht maar één keer versturen.

Als jij nog geen aansluiting had op Cliendo VECOZO, en jij wel een bericht hebt gekregen van de gemeente voordat jij die aansluiting had, dan kun je het bericht niet meer in Cliendo krijgen. Het zit dan of in je oude vecozo software, of het bericht is letterlijk kwijt voor altijd. (ja, echt).

VECOZO kan een bericht simpelweg niet blijven sturen tot je het wel hebt ontvangen en er is ook geen melding dat dat bericht niet is aangekomen. Nee, dat is inderdaad niet handig, en nee, dat hebben wij niet bedacht, waarschijnlijk wil niemand dit.

Je moet in dit geval de gemeente bellen en vragen of ze een nieuw bericht willen sturen.

Er is iets. Bij wie moet ik zijn?

Er zijn vier partijen betrokken bij een declaratie. Dit zijn:

- Jouw organisatie
- VECOZO ( 'de postbezorger' )
- Cliendo ( 'de brievenbus' )
- De gemeente

In principe, communiceer jij met de gemeente. En deze communicatie verloopt via het VECOZO platform waar Cliendo op is aangesloten.

Een beeldende metafoor

Jij schrijf een brief naar de gemeente. Cliendo is de brievenbus waar je de brief in stopt. VECOZO is de postbezorger, die levert de brief af bij de gemeente. De gemeente schrijft een brief terug, postbezorger levert die brief weer af in je brievenbus waar jij het kunt lezen.


- Als je vragen hebt over de inhoud van je brief, moet je meestal bij je gemeente zijn. Bijvoorbeeld over of een declaratie wel / niet is goedgekeurd en waarom.

- Als je vragen hebt over wat VECOZO inhoudt, hoe je daar op kunt aansluiten, machtigingen kunt afgeven, hoe je VECOZO omgeving werkt of andere zaken gerelateerd aan het VECOZO platform dan kun je terecht bij VECOZO via 013 - 46 25 641

- Als je geen bericht hebt ontvangen, is het meest waarschijnlijke geval dat de gemeente simpelweg nog geen antwoord heeft gegeven. In het geval de postbezorging niet heeft gewerkt krijgen wij daar melding van en maken we dat automatisch alsnog voor je in orde.

- Als een bericht niet zou zijn aangekomen, dan valt via Vecozo na te gaan waar het bericht is. Elk bericht heeft een uniek referentienummer. Bij reeds verzonden berichten, is binnen Cliendo dit nummer helemaal bovenin het geopende bericht te zien. In deze handleiding van Vecozo is vervolgens te zien hoe hiermee het bericht achterhaald kan worden. Wanneer wij in ons systeem een specifiek bericht moeten zoeken, gaat dat ook het best met dit nummer voorhanden.

- Als je niet weet waar je moet zijn, of je vraag gaat over hoe je tijd registreert in Cliendo, hoe je x overzicht vind, of alles in orde is etc. dan kun je uiteraard gewoon terecht bij Cliendo. Geef je vraag door via instellingen (tandwieltje) > Support > Praat met Cliendo en deze komt vanzelf bij de juiste VECOZO expert terecht.



Waar vind ik x overzicht / waar staan de berichten van cliënten?

VECOZO berichten komen binnen in je gebeurtenissen tabblad. Onder huisje, het tabblad links van de agenda.


De berichten komen ook in het dossier van de cliënt zelf te staan. Onder de beschikking waar ze onder vallen komt een kopje 'VECOZO berichten' te staan als je ze hebt ontvangen. Na aanklikken kun je hier wederom het volledige bericht lezen.

Dit is dus:

Één dossier > Plan > VECOZO / producten > Beschikking .. onderaan de beschikking

Beschikbare uren en geregistreerde uren overzicht

In het tabblad 'Tijd registratie' (onder huisje) klik je op de knop 'getoonde gegevens', rechtsbovenaan. In de afbeelding hieronder is deze knop ingevuld met '1 april - 30 april'.


Cliendo berekend op basis van de ingevulde eenheid, volume, frequentie voor je wat de beschikbare tijd was.

Als jij hebt ingevuld dat je vier uur per week beschikbaar hebt, en je geeft in dit overzicht aan dat je 6 weken wilt zien, dan staat er in de kolom 'aantal geregistreerd' aan de rechterkant zes keer vier, 24 uur beschikbaar.

In het onderstaande screenshot zien we dat er voor Francis en Lisa in de periode 1 - 30 april, 38285,71 minuten en 113,14 dagdelen beschikbaar waren, dus het is aannemelijk dat dat niet klopt en niet juist is ingevuld op:

Dossier (van Lisa, Francis) > plan > VECOZO/product > beschikking > product

Declaratie/facturatie overzicht

In het tabblad 'Tijd registratie' (onder huisje) kun je ook een declaratieoverzicht tevoorschijn toveren. Klik op de knop rechtsboven en selecteer onder kolommen, 'declaraties'.

Declaratie / creditatie overzicht

Een creditatie zie je in het declaratie overzicht, met een - ervoor.

Haal het tevoorschijn via
Tijdregistratie > Getoonde Gegevens (Knop rechtsboven) > Declaraties.

Ook visueel overzicht in de agenda.
Registratie, declaratie, creditatie.

- Geregistreerd:
Groen vlak met donkere streep

- Gedeclareerd:
Groene balk rechts met €

- Gecrediteerd:
Pijltje terug ipv euroteken

Hebben jullie ook VECOZO trainingen?

Ja, hebben we. Het trainingspakket omvat:

  • Training VECOZO

  • Voor het eerst declareren / controle van jouw omgeving

  • Monitoring berichten + juiste aansluiting op jouw gemeente(n)

Je kunt deelnemen aan een training in VECOZO en daarnaast controleren we handmatig jouw omgeving of alles er goed in staat voordat je gaat declareren.

Ook worden je VECOZO berichten in de eerste twee maanden strak gemonitord, en krijg je advies als er iets niet klopt. Hiermee worden meteen ook alle eventuele specifieke wensen van jouw gemeente in orde gemaakt.

Het trainingspakket kost eenmalig € 395,- ex.

- Hou er even rekening mee dat het doorlezen van de complete handleiding VECOZO, waar dit artikel ook onderdeel van is, je al snel een uur kost en je het meeste uit de training haalt als je al basiskennis hebt.

- Door het nauwlettend monitoren van de berichten worden ze niet allemaal direct doorgestuurd naar de gemeente maar duren ze soms 1-2 werkdagen langer. Dit duurt maar een korte tijd en meestal merk je dit niet eens.

Heb je het antwoord gevonden?