E-mail komt uit 1971. We gebruiken het zelf ook de hele dag e-mail en begrijpen dat je er en toe wat mee moet doen. Maar mogelijk zijn er ook voor jou betere mogelijkheden. 

Hoe verwerk je een e-mail in Cliendo? 

  • Kopieer de text van de e-mail, plak dit in de dagrapportage bij een cliënt en druk op delen.  
  • Download je e-mail als PDF / word bestand of maak een screenshot en voeg hem toe in de dagrapportage of bij de bestanden van je cliënt. 

Kan ik losse mails sturen vanuit cliendo?
Nee. 

Zijn er ook directe e-mail koppelingen?
Nee. 

Komen die er?
Nee.

Hoe communiceer je anno 2020 met cliënten? 

Zo veel mogelijk het dossier van een cliënt zelf. Dan heb je meteen je communicatie in het dossier en dat is handig qua dossiervorming, veiligheid en regels.

Je kunt een cliënt toevoegen aan zijn of haar dossier en via vier verschillende niveaus bepalen wat die cliënt mag zien. 

Via de dagrapportage kun je gewoon een gesprek voeren met een cliënt. En collega's. Ook kun je bestanden toevoegen die meteen altijd te raadplegen zijn door de cliënt of door andere collega's.

Via het dossier communiceren heeft als voordeel dat je alle communicatie met die cliënt op één plek hebt. Bovendien kun je de toegang tot een dossier op elk moment weer intrekken. 

Alleen de notificaties via e-mail 

Je kunt via https://secure.cliendo.com/settings/notifications/ in je account, instellen waar je een notificatie van wilt ontvangen per e-mail. Een cliënt waarmee het dossier is gedeeld kan ook notificaties instellen. 

Je krijgt dan alsnog e-mails, maar hier staat minder gedetailleerde (en dus beter beveiligde) informatie in. 

Het komt eigenlijk neer op 'Er is iets nieuws in je dossier. Log in om het te zien'. En we snappen ook wel dat dat minder handig is dan gewoon alle informatie meesturen, maar veiligheid is altijd minder makkelijk dan geen veiligheid.

E-mail, veiligheid en de wet AVG 

Er zijn bij e-mail een aantal veiligheid issues waar je niet zo snel aan denkt. Dit zijn: 

  • Je hebt geen controle over de ontvangstomgeving van de ontvanger. Op zijn/haar computer kan een virus staan, deze kan gehackt zijn. 
  • Een e-mail kun je overal naar doorsturen. 
  • In e-mails kunnen makkelijk ongewenste zaken meegestuurd worden, waarmee je kwetsbaar wordt voor hackers. 
  • E-mails kunnen 'gespoofd' worden. Dan weet je dus niet of degene van wie jij een e-mail krijgt, ook werkelijk degene is die jou heeft gemaild. Ook al staat het juiste adres er. (Ja, eng he. Hebben wij ook niet bedacht, is helaas zo). 

De wet AVG is hierom geen fan van e-mailen, en wel van gesloten en gecontroleerde communicatie via een cliëntendossier. 

Vragen 

'Ik wil graag meer cliënten e-mailen tegelijk'. 

Je kunt op je cliëntenoverzicht, als je admin bent van je account, met de knop rechtsboven een export maken naar excel. Dan zet je alle e-mailadressen van de cliënten die je in beeld hebt in excel. 

Vanuit daar kun je ze plakken in een e-mail programma. Bekende standaard mailprogramma's zijn Outlook, Gmail, Apple Mail. 

Als je veel of vaak mails wilt versturen dan loop je met bovenstaande programma's snel tegen limitaties aan en moet je opletten dat jouw e-mail niet aangemerkt wordt als 'spam'. 

Dat is een van de redenen om e-mail marketing software te gebruiken. Daarnaast heeft een e-mail platform nog veel meer mogelijkheden. In Nederland zijn dit de grootste e-mail platformen: 

  • Copernica 
  • Enormail 
  • Laposta 
  • Spotler 
  • Autorespond 

Wereldwijd zijn o.a. Mailchimp en AWeber erg bekend. 

'Wat is die Gmail koppeling die ik zie?' 

Als je bij punt 3 op de dagrapportage op paperclipje klikt opent dit scherm.
Dit is een koppeling met de bestandsomgeving van Gmail. Een beetje zoals Google Drive dus. Dit is geen koppeling met e-mails zelf.  

 

 


Heeft u het antwoord gevonden?