E-mail komt uit 1971. We gebruiken het zelf ook de hele dag en snappen dat je er iets mee moet blijven doen. Maar misschien zijn er ook voor jou betere mogelijkheden.
Hoe verwerk je een e-mail in Cliendo?
Kopieer de tekst van de e-mail, plak deze in de dagrapportages bij een cliënt en druk op delen.
Download je e-mail als PDF / Word-bestand, of maak een screenshot, en voeg hem toe in de dagrapportage of de bestanden van je cliënt.
Kan ik losse mails sturen vanuit cliendo?
Nee.
Zijn er ook directe e-mail koppelingen?
Nee.
Komen die er?
Nee.
Hoe communiceer je anno 2020 met cliënten?
Zo veel mogelijk het dossier van een cliënt zelf. Zo staat je communicatie meteen in het dossier en dat is handig voor dossiervorming, veiligheid en regelgeving.
Je kunt een cliënt toevoegen aan zijn of haar dossier en via vijf verschillende niveaus bepalen wat die cliënt mag zien.
Via de dagrapportage kun je gewoon een gesprek voeren met een cliënt. En collega's. Ook kun je bestanden toevoegen die meteen altijd te raadplegen zijn door de cliënt of door andere collega's.
Communiceren via het dossier heeft als voordeel dat alle communicatie met die cliënt op één plek staat. Bovendien kun je de toegang tot een dossier op elk moment weer intrekken.
Alleen de notificaties via e-mail
Je kunt via https://secure.cliendo.com/settings/notifications/ in je account instellen waar je een notificatie van wilt ontvangen per e-mail. Een cliënt waarmee het dossier is gedeeld kan ook notificaties instellen.
Je krijgt dan alsnog e-mails, maar hier staat minder gedetailleerde (en dus beter beveiligde) informatie in. Het komt eigenlijk neer op 'Er is iets nieuws in je dossier. Log in om het te zien'. En we snappen ook wel dat dat minder handig is dan gewoon alle informatie meesturen, maar veiligheid is nu eenmaal altijd minder makkelijk dan geen veiligheid.
E-mail, veiligheid en de wet AVG
Bij e-mail spelen een aantal veiligheidsrisico's waar je niet snel aan denkt:
Je hebt geen controle over de ontvangstomgeving van de ontvanger. Op zijn/haar computer kan een virus staan of het account kan gehackt zijn.
Een e-mail kun je zomaar naar iedereen doorsturen.
In e-mails worden makkelijk ongewenste zaken meegestuurd waardoor je kwetsbaar wordt voor hackers.
E-mails kunnen 'gespoofd' worden. Dan weet je niet zeker of degene van wie je een e-mail ontvangt ook werkelijk degene is die hem heeft verstuurd, ook al staat het juiste adres erboven. (Ja, eng hè. Hebben wij ook niet bedacht, is helaas zo.)
De wet AVG is hierom geen fan van e-mailen, maar wel van gesloten en gecontroleerde communicatie via een cliëntendossier.
Vragen
'Ik wil graag meerdere cliënten tegelijk mailen.'
Ben je admin van je account? Dan kun je vanuit het cliëntenoverzicht een export maken naar Excel met de knop rechtsboven. Zo verzamel je alle e-mailadressen van de cliënten die je in beeld hebt.
Vanuit Excel plak je ze in een e-mailprogramma. Bekende standaardprogramma's zijn Outlook, Gmail en Apple Mail.
Wil je veel of vaak mails versturen? Dan loop je met deze programma's al snel tegen limieten aan en moet je opletten dat je e-mail niet als spam wordt aangemerkt.
Dat is een van de redenen om e-mailmarketing software te gebruiken. Zo'n platform biedt bovendien nog veel meer mogelijkheden. In Nederland zijn dit de grootste e-mailplatformen:
Copernica
Enormail
Laposta
Spotler
Autorespond
Wereldwijd zijn o.a. Mailchimp en AWeber erg bekend.