Eind 2023 hielden we de enquête 'nieuwe functies & ideeëndag 2023/2024' onder Cliendo gebruikers om te helpen bepalen wat we gaan realiseren. Hierin stelden we vragen over bestaande functionaliteiten, gewenste functionaliteiten en onze dienstverlening.
​
De enquête is ingevuld door meer dan 100 zorgverleners, die hiervoor tussen het rapporteren door in Cliendo tijd hebben vrijgemaakt. Waarvoor heel erg bedankt!
​
We kregen van de meeste beheerders een 8, 9 of 10. Indien de beoordeling een 7 of lager was hebben we een belafspraak gemaakt en gekeken wat we per account konden verbeteren. Vaak bleek dat er een specifieke, kleine feature miste, die resulteerde in het noodzakelijk herhaaldelijk invoeren van gegevens. Dit kwam bijvoorbeeld naar voren bij het niet kunnen vooruitwerken met tijdregistratie of het niet eenvoudig kunnen plaatsen van een dagrapportage naar meerdere dossiers. Dit soort zaken voelt aan als dweilen met de kraan open en is precies wat we wilden weten en nu natuurlijk gaan oplossen.

Op basis van de enquête, aanmeldingen en input ingediend via de Support hielden we op 31 oktober '23 de Cliendo aansluitende ideeëndag op ons kantoor in Amsterdam.

De enquête antwoorden zijn opgedeeld in meerdere groepen gebruikers. Admins, teamgenoten, grote accounts, zelfstandigen en verschillende type zorg leveranciers. Onderstaande uitslagen geven een globaal beeld van de antwoorden.

Admins

Vlnr: Tijdregistratie, Agenda, Exports, Dagrapportage, Mobiele versie, Bijhouden cliëntgegevens, Aftekenen, Gebeurtenissen, Bestandsbeheer, Niets - Cliendo is perfect.

Teamgenoten

Vlnr: Agenda , Mobiele versie, Dagrapportage, Tijdregistratie, Bijhouden cliëntgegevens, Aftekenen, Gebeurtenissen, Bestandsbeheer, E-mails, Exports.
​

Admins

Vlnr: Koppeling agenda, Evaluaties, Koppeling e-mail, Aanwezigheid, Factureringssysteem, Koppeling ZorgMail, Rapportages vanuit agenda, Roostering, Koppeling boekhoudpakket, Kilometer registratie

Teamgenoten

Vlnr: Aanwezigheid, Roostering, Evaluaties, Koppeling agenda, Koppeling met je e-mail, Netwerk toevoegen, KM registratie, Meer overzichten, Meer statistieken, 1 inbox.

Een greep uit de open reacties op 'Hoe kunnen wij onze dienstverlenging verbeteren':

Screenshot van deze reacties:

1. Met de belangrijkste ideeën uit de enquête en ideeëndag zijn we meteen aan de slag gegaan. Hiervoor hebben we conceptontwerpen gemaakt en bijgevoegd in dit artikel. Deze gaan we in detail gaan bespreken met het Cliendo user panel - een groep gebruikers die het leuk en belangrijk vindt om betrokken te zijn bij nieuwe functionaliteiten.

2. De functionaliteiten staan niet op volgorde van realisatie. Sommige functionaliteiten kosten tien keer zo veel meer tijd om te realiseren dan andere functionaliteiten en uiteraard realiseren we alles dat snel kan het liefst als eerst.

__

In de tijdregistratie kost het nu voornamelijk veel tijd om te registreren omdat alle registratie achteraf gedaan moet worden. Het zou significant eenvoudiger zijn om tijd registratie herhaald en vooruit te kunnen doen. Dit maakt het mogelijk om standaard de aanwezigheid te hebben en alleen de afwezigheid in te vullen. Dit laatste is veel minder invulwerk dan de aanwezigheid, gezien meeste mensen bij veel instellingen vaak default aanwezig zijn.

In een clip/agenda item moet hiervoor de ‘herhaald’ functionaliteit worden gecombineerd met de ‘registreer’ functionaliteit. Dit komt er in de nieuwe clip later zo uit te zien:

__

Bij een van de aanwezigen wordt op de 3e van de nieuwe maand de ingevulde/geregistreerde uren door de teamgenoten van de vorige maand gecontroleerd. Uren mogen na deze tijd niet meer ingevuld worden, alleen in overleg met een admin/administrateur.

- Instelling wanneer periode vastgezet moet worden

- Instelling welke periode vastgezet moet worden

- Instelling tot wanneer teamgenoten uren in mogen vullen

- Notificatie instelbaar aan teamgenoten om te herinneren uren in te vullen

- Modal (in-screen) notificaties voor teamgenoten die uren niet meer kunnen aanpassen.

- Rechten wie/wanneer de uren nog wel mag aanpassen / verwijderen

Eventueel ook

- Teamgenoten die wijzigingsverzoeken kunnen indienen welke een admin kan accepteren

- Perioden compleet vast kunnen zetten, ook voor admin, tbv accountant controle

- Log wanneer door wie uren aangepast zijn

Conceptontwerp (nieuw)

__

Voor dagrapportages is het erg wenselijk dat admins/controleurs een nakijk functie krijgen. Momenteel moeten admins als een rapportage aangepast dient te worden, contact opnemen met de betreffende teamgenoot en aan diegene vragen of de rapportage aan/uitgezet kan worden.

Een van de aanwezigen gebruikt nu zelfs een slimme workaround om hetzelfde te bereiken, namelijk door de dagrapportage zichtrechten dusdanig in te stellen dat alleen een admin dit bericht mag zien.

- Direct overschrijven van bericht door admin mogelijk maken

- Log wie wanneer bericht heeft aangepast/geschreven (vanwege wet AVG/administratieverplichting)

- Instelling voor welke teamgenoten/stagiairs berichten nagekeken dienen te worden.

- Instelling welke admin/controleur voor welke teamgenoot berichten dient te schrijven

Eventueel ook

- Wijzigingen kunnen suggereren die een teamgenoot kan accepteren

- Geven van tips door admin/controleur aan een specifieke teamgenoot, die altijd in beeld staan als diegene een rapportage schrijft

- Default voor nieuw toegevoegde teamgenoten aanzetten dat die altijd worden nagekeken.

Conceptontwerp (nieuw)

Conceptontwerp (nieuw)

Incl. versie geschiedenis rechts.

__

Cliendo mobile kan significant worden verbeterd als VECOZO producten en de laatste VECOZO berichten per dossier gelezen kunnen worden. Dit stelt zorgverleners die onderweg zijn in staat meteen alle nodige randinformatie te zien en de registratie te versnellen. Het is ook gewenst om de tijdsregistratie pagina inzichtelijk te maken.

Ook werd aangegeven dat het aanmaken van een agenda item + het registreren hierop eenvoudiger moet worden gemaakt. Nu zijn medewerkers teveel tijd kwijt met het invoeren van één registratie.

__

Het is wenselijk om contacten één keer toe te voegen, die dan vervolgens bij andere dossiers ook gesuggereerd worden als contact. Daarnaast is het wenselijk dat inzichtelijk wordt gemaakt in een overzicht welke dossiers allemaal zijn toegevoegd aan een contact.

Deze functionaliteit hadden we met het Cliendo team al bedacht en deze is reeds beschreven in een 37 pagina’s tellend document. Hierin zijn onder andere opgenomen:

- Organisaties en privé contacten kunnen onderscheiden

- Profielen van organisaties en privé contacten met informatie

- Meerdere contactpersonen bij organisaties

- Dossiers kunnen koppelen aan contactpersonen

- Contacten wel of niet kunnen delen binnen je team.

- Rollen kunnen suggereren

- Smart zoekfuncties / contacten centraal opslaan

- Dubbele contacten voorkomen functie

- Import functie van huidige contactpersonen onder plan in deze nieuwe functie

​Voorbeeld 1: Netwerk button uitklap

Voorbeeld 2, Search:

Voorbeeld 3, Profiel:

__

In dossiers moet een aantal zaken verplicht altijd worden ingevuld. Bijvoorbeeld startdatum, achternaam, paspoort nummer. Welke velden verplicht zijn, is zeer afhankelijk van de organisatie en moet zelf te kiezen zijn. Wat wel universeel is als wens is om te kunnen zien hoe veel % van de dossiers nog niet volledig is ingevuld en/of om een overzicht te hebben

Veel van de aanwezigen werken met bestanden die voor elke cliënt worden verzameld. Dit kunnen allerlei typen bestanden zijn, van akkoord gegevensverwerking tot aanvullende intakes tot testen en huurovereenkomsten.

Wat wij kunnen realiseren is een tabblad op de plan pagina waar deze bestanden geüpload kunnen worden. Op dit tabblad komen de gewenste bestanden met titels (hieronder ‘Bestand 1: voorbeeld‘) en Cliendo kan bijhouden of hier een bestand is geüpload of niet. Cliendo kan helaas niet zien of het ook het juiste bestand is, alleen of er op deze plek iets is geüpload of niet.

De bestanden komen ook terecht in de bestandsmap in het dossier.

De upload van bestanden kan ook verplicht worden gemaakt in combinatie met bovenstaande functionaliteit verplichte velden.

Het is verder wenselijk dat er, zonder een dossier in te gaan, kan worden gezien hoe compleet een dossier is.

__

Zelf exports & tijd reg exports kiezen

Wat ook heel erg wenselijk is, is om een export functie te krijgen waarmee je zelf exports kunt kiezen. Voor zowel de plan als voor de agenda / tijdregistratie pagina. Hier kan dan bijvoorbeeld voornaam, achternaam, geboortedatum van cliënt worden gekozen, maar ook product, agenda items, bestede uren totaal en meer. Als alle informatie uit de tijd / agenda geëxporteerd kan worden kunnen alle gebruikers naar believen hun exports realiseren zoals gewenst voor interne, accountant en/of gemeente controles.

Export templates kunnen aanmaken

Als bepaalde selecties worden geëxporteerd is de kans groot dat het wenselijk is deze selecties te kunnen opslaan als een template, zodat die volgende keer met een 1 druk op de knop kan worden geselecteerd. Hiervoor is het nodig om selecties te kunnen opslaan, een naam te geven, te kunnen wijzigen en/of verwijderen.

Conceptontwerp (nieuw)

De template functionaliteit kan er zo uit komen te zien. Hier kunnen eenvoudig Excel templates worden opgeslagen en opnieuw worden gedownload.

__

Een overzicht met welke beschikkingen bijna verlopen is gewenst. Ook zeer belangrijk dat er meer inzicht kom bij producten die ‘geldig zijn over de totale geldigheidsduur’. Hier is geen duidelijk overzicht voor, derhalve is het heel moeilijk om in te zien hoeveel er nog over is van (bijvoorbeeld) een budget. Twee organisaties tijdens de ideeëndag gaven daarbij aan dat het ook wenselijk is om budget notificaties te ontvangen. Wanneer: bij budget op 70 / 80%.

Dat overzicht is nog wenselijker dan onderstaand conceptontwerp van een VECOZO totaaloverzicht.

__

Het is voor individuele bestanden in de bestandsmap wenselijk om te kunnen instellen wie het bestand niet mag zien. Default mag iedereen alle bestanden zien, dat is prima. Bestanden zijn in de bestandsmap voor degenen die ze niet mogen openen wel zichtbaar, met titel en al, maar geen rechten om te openen. Downloadrechten gaan we natuurlijk ook verwijderen.
​
​TIP: Als je bestanden toevoegt aan een dagrapportage kun je op de dagrapportage al rechten instellen wie deze mag zien. Dit geldt dan ook voor het bestand. Er was een misverstand tijdens ideeëndag waardoor we dachten dat dit niet gold voor bestandsrechten, maar dit werkt zoals bedoeld.

__

Op het moment dat een dossier wordt gearchiveerd, is het wenselijk om een set vragen te laten invullen. Hoe afgesloten / hoe is het proces verlopen / etc. Deze informatie moet voor de jeugd jaarverantwoording ingevuld kunnen worden:

Verder is het wenselijk dat op deze dossiers kan worden gefilterd in het archief. Hier dienen aparte uitdraaien van gemaakt te kunnen worden. Een van de aanwezigen van de ideeëndag doet dit momenteel zelf los in een Excel bestand.

We kunnen de jeugd jaarverantwoording evt. ook (deels) verwerken in de informatie ‘Inzicht’. Inzicht is de nieuwe functionaliteit in Cliendo (in laatste test) waar je makkelijk informatie in cijfers kunt zien, bijvoorbeeld hoeveel:

__

Tijdens de ideeëndag is ook onze nieuwe, bijna online, functionaliteit de ‘Inzicht’ pagina besproken. Hierop komt informatie over dossiers, rapportages, planpagina's en agenda's. Er werd aangegeven dat het ook wenselijk is dat hier Vecozo informatie op komt. Aanwezigen zouden willen inzien hoeveel / welke beschikkingen binnenkort verlopen en een percentage / inzage in hoeveel er nog aan eenheden beschikbaar is en hoeveel er is besteedt van het totaal.

Een aantal andere praktische onderdelen die hier ook bij zouden kunnen; hoeveelheid aan berichten, hoeveel declaraties afgekeurd / goedgekeurd, hoeveel uren geregistreerd per medewerker.

__

Er is besproken dat tijdregistratie via de dagrapportage uit te veel handelingen bestaat. Er dient nu eerst op ‘clip’ en vervolgens op ‘clip toevoegen’ geklikt te worden. Vervolgens dient de clip een naam te krijgen, dan een enter. Vervolgens kan je hierop klikken en vervolgens een agenda item invullen. Idee van aanwezige: Voeg een knop met ‘Tijd’ toe. Het zou daarbij fijn zijn als het desbetreffende product direct wordt gekoppeld. Een andere optie is een directe ‘registreer’ knop bij de dagrapportage.

__

Zoals er vanuit de dagrapportage een agenda item kan worden aangemaakt, is het ook gewenst dat dit andersom kan; vanuit een agenda item een dagrapportage kunnen schrijven. Over dit laatste is al nagedacht. Hierbij is het idee om onderstaande aan te maken. Te zien is dat hierbij ook één dagrapportage in meerdere dossiers kan worden geplaatst.

__

Uit de enquête is naar voren gekomen dat een aantal gebruikers meer opmaakopties (RTF) wensen bij de tekst in de dagrapportage. Dit is overlegd met de aanwezigen, hierbij werd aangegeven dat dit niet per se nodig is, maar dat het eventueel wel fijn zou zijn om de mogelijkheid te hebben om het te kunnen gebruiken.

__

De titel die een agenda item dient te krijgen, is momenteel zelf invulbaar. Er is besproken of het wenselijk was om hier keuze te geven dat dit automatisch wordt ingevuld. Dit zou kunnen worden ingeschakeld via de instellingen. Bij het automatisch invullen van de titel, is de titel in feite een korte samenvatting van het agenda item. Hier zouden eventueel ook icoontjes bij kunnen worden gebruikt.

__

Momenteel is het niet mogelijk om meer dan één opgeslagen versie van een tabblad op een export mee te krijgen. Hiervoor dien je te werken met aparte periodes en dien je verschillende exports aan te maken. Er werd aangegeven dat het wenselijk is om alle versies in één keer mee te laten komen op een export. Zo kan in een oogopslag progressie tussen meerdere versies in 1 bestand worden gezien.

Er zijn hier meerdere uitwerkingen voor te bedenken. Bijvoorbeeld dat je bij het aanmaken van een export kan kiezen welke opgeslagen versies je mee wilt. Een andere optie is dat standaard álle opgeslagen versies meegaan. Deze kunnen vervolgens zelf in het bestand worden verwijderd.

__

We hebben ons verdiept in de wensen van gebruikers over koppelingen met agenda. Er worden een aantal verschillende platformen als agenda gebruikt: Outlook, Google Calendar, Apple Calendar en meer. Ook gaat het om verschillend gebruik in deze agenda's. (externe) agenda's worden gebruikt voor teamgenoten zelf, cliënten, groepen, aanwezigheid, planning, tijd registraties en bijv. ook ruimte reserveringen.
​
Het meest haalbaar lijkt een koppeling voor teamgenoten met Google Calendar en Outlook. Wij zouden dit graag z.s.m. beschikbaar stellen en zijn hier al langer mee bezig geweest, maar dit zijn al twee complexe en uitgebreide functionaliteiten, waardoor we deze in de algemene planning nog niet hebben kunnen prioriteren boven (meerdere) andere functionaliteiten.
​
Ook is er vanwege de complexiteit en kosten nog geen animo geweest vanuit klanten om deze functionaliteit niet via de algemene maar de betaalde op maat planning te laten realiseren. Mocht daar bij jullie organisatie interesse in zijn in een co-creatie, laat het ons vooral weten op info@cliendo.nl, er zijn sowieso meer klanten die de functionaliteit graag zouden gebruiken.
​
__

Uit de enquête kwam naar voren dat een aantal klanten een koppeling met een boekhoudprogramma wensen. We hebben dit voorgelegd tijdens de ideeëndag. De aanwezigen waren enthousiast over een koppeling. Het bleek echter ook dat elke aanwezige een ander boekhoudprogramma gebruikte. Er werd toen ingezien dat het complex is om voor elk programma een koppeling te bewerkstelligen. Hier waren de aanwezigen het mee eens.

__

Veel van de input om agenda's / registratie en overzichten te verbeteren kwam neer op het beter apart kunnen registreren van aanwezigheid. We zijn bezig met deze input verwerken in een grote nieuwe functionaliteit 'Aanwezigheid' die veel van de genoemde wensen ineens gaat oplossen.

Dat was het! Bedankt voor het doornemen van de besproken onderwerpen van de ideeëndag. Heb je zelf ook interessante ideeën over functionaliteiten en wil je graag bij de volgende ideeëndag aanwezig zijn? Laat het aan ons weten!

Wij vonden zelf de ideeëndag een groot succes en zeer behulpzaam voor in de toekomst. We willen de aanwezigen bedanken. Ook willen we iedereen bedanken die de enquête heeft ingevuld. Binnen enkele weken lanceren we al de eerste functionaliteit: Meer inzicht / dashboard.