Deze functionaliteit is in de laatste fase voor testing en nog niet voor iedereen toegankelijk. Als je mee wilt testen, laat het ons weten.

Onderin de tabbladen op de 'Plan' of 'Gegevens' pagina vind je de optie ondertekenen.

Met deze optie kun je elk tabblad individueel aftekenen. En met de optie 'Permanent opslaan', die al langer bestond, kun je de pagina voor altijd vastleggen.

Mogelijke opties voor voor aftekenen & permanent opslaan van een tabblad zijn:

  • Alleen een andere ondertekenaar laten tekenen
  • Alleen zelf tekenen
  • Beide tekenen
  • Niet tekenen, alleen permanent opslaan.

Bij alle opties kun je ook nog kiezen om weer te beginnen met een leeg tabblad of om juist de ingevulde zaken te laten staan en daar mee verder te werken. Alleen een handtekening moet je dan later natuurlijk wel weer opnieuw zetten.

Akkoord door .. / de cliënt laten aftekenen

Bij 'Akkoord door' heb je twee opties.

  • Log zelf in als lid van dossier (geadviseerd)
  • Ondertekent live mee.

Log zelf in als lid van dossier (geadviseerd)

Bij deze optie moet degene die de handtekening gaat zetten, uitgenodigd zijn als lid voor het dossier. met rechten om de 'Plan' pagina te kunnen zien.

Handtekeningen kunnen zetten werkt ook als de client alleen lezen rechten heeft voor de plan pagina. Het eerste, tweede, derde, en vijfde recht werken dus. Bij het 4e recht mag iemand de gehele plan pagina niet zien en kan er dus ook niet getekend worden.

Ondertekent live mee
Als je kiest voor de optie ondertekent live mee, dan kun je als bijvoorbeeld een cliënt naast je zit, zijn/haar voor en achternaam invullen en een handtekening laten zetten.

Het IP adres zal dan gelijk zijn aan het IP adres bij jouw handtekening. Je kunt met deze optie dus minder goed aantonen wie het is geweest die de handtekening gezet heeft.


Tabblad niet bewerkbaar in afwachting 2e handtekening

Als er één handtekening is gezet, door de eerste of de 2e ondertekenaar, dan is de informatie op het tabblad niet meer aan te passen.

Dit voorkomt natuurlijk dat informatie nog toegevoegd of aangepast kan worden, waar iemand niet zijn handtekening onder heeft gezet.

Om verder te gaan, moet je:

  • Het tabblad permanent opslaan met één handtekening
  • Wachten tot de 2e handtekening is gezet en dan de pagina permanent opslaan
  • Of de handtekeningen modus afbreken en gezette handtekening(en) verwijderen.

Meer dan 2 handtekeningen nodig

Als je meer dan twee handtekeningen nodig hebt volg je deze stappen:

1. Onderteken eerst zelf het tabblad.

2. Laat de 2e ondertekenaar tekenen.

3. Sla het tabblad permanent op, met keuze 'informatie bewerkbaar kopiëren'

4. Zet nogmaals zelf je handtekening op de nieuwe versie van het tabblad

5. Laat de 3e ondertekenaar tekenen.

Er komen dan twee versies van het tabblad onder aan de pagina te staan.

Aftekenen en jouw inrichting

Je kunt alleen tabbladen laten aftekenen die in je inrichting zitten. Onder de 'Plan' pagina heb je verschillende tabbladen in je inrichting.

Welke tabbladen je hebt, hangt af van je gekozen inrichting (ambulant, dagbesteding.. etc) en of je een inrichting op maat hebt laten maken ja of nee.

Mocht je graag bijvoorbeeld een extra tabblad met 'Intake', 'Afspraken' en 'Contacten' of 'Historie' willen dan kun je hiervoor een inrichting op maat laten maken.

Het wordt op termijn ook mogelijk om uit meer standaard tabbladen te kiezen voor je inrichting, en zelfs zelf velden toe te voegen, maar als je dit graag binnen een paar maanden wilt gebruiken adviseren we een inrichting op maat te laten maken.

Voorbeeld: Doelen aftekenen

Je komt samen met de cliënt doelen overeen. Deze noteer je op het doelen tabblad.

Voordat je begint met werkelijk rapportages invullen op de doelen, noteer je onder een doel de gemaakte initiële afspraken. De onderkant van de doelen pagina ziet er zo uit:

Daarna laat je de cliënt aftekenen op de gemaakte afspraken. Als er één of twee handtekeningen geplaatst zijn, kies je voor 'Permanent opslaan'.

Dan kies je voor één van de getoonde opties. In dit geval 'Permanente versie vastleggen, doelen behouden en informatie bewerkbaar kopiëren naar het nieuwe tabblad'

Deze optie houdt in dus straks je gewoon verder kunt werken op het tabblad, maar wel een versie opslaat zoals die nu is.

Het tabblad wordt nu inclusief handtekeningen permanent opgeslagen en kun je niet meer wijzigen. Niemand kan dit nog aanpassen of verwijderen.

Je kunt dus altijd aantonen wat de gemaakte afspraken waren die door alle partijen ondertekend zijn.

De opgeslagen versie komt beneden in het rijtje te staan en is via daar te bekijken.

Rechtsgeldigheid

Zijn deze handtekeningen rechtsgeldig? Ja, dat zijn ze. Zowel een mondelinge overeenkomst, een handtekening, een e-mail of ergens een vinkje zetten zijn rechtsgeldig. Je moet vooral kunnen aantonen wie de afspraak gemaakt heeft, en daar bestaan gradaties in. Hoe beter je kunt aantonen wie getekend heeft, hoe beter.

Hoe werkt dat hier?


Indien je kiest voor de optie 'Logt zelf in als lid van dossier'
Hierbij logt iemand in op zijn/haar eigen Cliendo account. Deze account is gekoppeld aan een mailadres en alleen toegankelijk met een wachtwoord. Het IP adres en andere kenmerken van degene die inlogt worden ook bijgehouden.

In onze logs kunnen wij ook precies zien en aantonen:
- Vanaf welk IP adres is getekend
- Wanneer is ingelogd door deze gebruiker en wat het inlog patroon is.
- Welk e-mail adres er aan dit dossier gekoppeld was ten tijde van tekenen.

Aangezien een e-mail adres normaliter alleen toegankelijk is voor de eigenaar van het mailadres, is dit een duidelijk extra kenmerk.

Indien je kiest voor de optie 'Ondertekent live mee'

Dan geef je je eigen apparaat door aan iemand naast je. Diegene kan een voor- en achternaam invullen en er een handtekening bij zetten.

De mogelijkheid tot live meetekenen is vaak aangevraagd en heel makkelijk in gebruik (zeker met cliënten).

Je kunt deze optie naar eigen inzicht gebruiken. Als het er echt op aan komt is het moeilijk aantonen wie de handtekening werkelijk heeft gezet. Het IP adres is hetzelfde, er is geen mailadres gekoppeld en een naam intypen kan iedereen. Voor de beste rechtsgeldigheid bevelen we de optie ‘logt zelf in als lid van dossier’.

Toelichting op typen elektronische handtekeningen

Er zijn drie typen elektronische handtekening gedefinieerd. Een gewone, een geavanceerde en een gekwalificeerde. De aangeboden opties zijn niet de meest zware variant, geen 'gekwalificeerde elektronische handtekening'. Mocht je die rechtsgeldigheid nodig hebben laat het ons dan even weten op info@cliendo.nl.

Deze handtekeningen zijn een gewone elektronische handtekening met elementen van een geavanceerde elektronische handtekening.


Heeft u het antwoord gevonden?