Registreren gaat op producten. Een cliënt heeft bijvoorbeeld het product "Begeleiding regulier: outputgericht" toegewezen gekregen. Wanneer je het leveren van deze dienst wilt registreren, maak je een agenda item aan en selecteer je daarin de naam die je aan het product hebt gegeven (bijvoorbeeld "Begeleiding").

Een geopend agenda-item (clip) is te registreren op product onder Tijd > Registreren > Toewijzing. Hier zijn alle relevante producten te vinden, met de titel die je er zelf aan gegeven hebt. Onder relevant verstaan we: de producten die bij betreffende cliënt horen wanneer je in de agenda van een cliënt werkt, of de producten die bij de cliënten horen die aan de clip zijn toegevoegd.

Dit laatste is dus aan de orde wanneer je in de algemene agenda werkt; daar zijn namelijk nieuwe clips van jouzelf en deze zijn pas verbonden aan cliënten wanneer deze onder Leden worden toegevoegd. In dit geval zal Cliendo ook automatisch de naam van de bijbehorende cliënt achter het product weergeven, zodat er geen verwarring ontstaat met op elkaar lijkende producttitels van verschillende cliënten.

Hoeveel wordt er geregistreerd?
De omvang van een product bestaat uit een volume (hoeveel?), een eenheid (hoeveel wat?) en een frequentie (per hoeveel tijd?). De volgende eenheden zijn mogelijk: minuut, uur, etmaal, dagdeel (4 uur), week, benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk, stuks en euro's

Wanneer het item geregistreerd wordt op een product dat als eenheid minuut of uur heeft, dan wordt de duur van het item genomen. Een item van 14.15u tot 15.30u wordt dus als respectievelijk 75 minuten of 1,25 uur geteld. Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk is een apart geval en wordt hetzelfde als uur geteld. In deze categorie is het aantal teamgenoten dat als lid aan de clip is toegevoegd ook van belang. Wanneer er twee teamgenoten bij het item betrokken zijn, wordt het item dubbel geteld.

Hierbuiten wordt het al snel lastig om 100% te matchen met wat er wordt weergegeven in de agenda. Een item dat 24 uur lang is om een etmaal te representeren heeft voor niemand meerwaarde, dus Cliendo pakt een agenda item als één maal de eenheid voor etmaal, dagdeel (4 uur), week en stuks. Wanneer een agenda item op een product met één van deze eenheden wordt geregistreerd, wordt er niet gekeken naar de duur van het item. Een agenda item dat een uur duurt, maar geregistreerd wordt op een product dat als eenheid dagdeel (4 uur) heeft, telt dus in dat geval gewoon mee als een dagdeel. Ook maakt het aantal teamgenoten dat als lid is toegevoegd aan het item hier niet uit. Het item telt als één eenheid.

Euro's is een kleine variatie op laatstgenoemden, hier wordt elk item geteld als 1 x [producttarief]. Een agenda item dat anderhalf uur duurt, maar geregistreerd wordt op een product met euro's als eenheid en een producttarief van €30,- zal worden meegerekend als €30,-.

Vast maandbedrag
Wij proberen een zo duidelijk mogelijke oplossing voor elke situatie te presenteren. Helaas liggen de verschillende mogelijk situates vrij ver uit elkaar, zo kan het ene product bijvoorbeeld per minuut gedeclareerd worden, terwijl het andere een vast maandbedrag heeft. In het geval van een product met omvang "1 stuks per maand", zal er dus in betreffende maand eenmalig een agenda item geregistreerd moeten worden op dat product, zodat deze die maand één keer wordt meegeteld.

Nog geen toewijzing / product
Wanneer de toewijzing vanuit de gemeente nog verwacht wordt, maar er al wel diensten geregistreerd moeten worden, zal dat dus niet op betreffend product kunnen. Wij adviseren in deze situatie de agenda items wel vast aan te maken en deze achteraf te registreren op het juiste product. Misschien is het handig om er een tijdelijk eigen label aan te hangen, zodat later bij het langslopen gelijk duidelijk is welk item geregistreerd moet worden en welk item een regulier agenda item is.

Heeft u het antwoord gevonden?