Wanneer een declaratie met een foutief bedrag is toegewezen, kun je deze crediteren om het toegewezen bedrag te annuleren. Let op; een declaratie kan of deels foutief worden toegewezen of volledig foutief. Dit is omdat er meerdere cliënten en/of meerdere producten op een declaratie kunnen staan. Het is daardoor ook mogelijk om een declaratie deels te crediteren of om deze volledig te crediteren. Een declaratie en creditatie gaat namelijk per prestatie (product).

In de rest van dit hulpartikel gebruiken wij het woord 'Prestatie', hiermee bedoelen wij een product dat op een declareer-/crediteerbericht staat.

Let op; een declaratie hoeft alleen (deels) te worden gecrediteerd wanneer er iets is toegewezen. Een declaratie die volledig is afgekeurd (€0,00 toegekend), hoeft NIET gecrediteerd te worden. Het artikel over een foutieve declaratie die NIET is toegewezen kan je hier vinden.

Bij deze een paar voorbeelden wanneer je wel of niet moet crediteren:

Op het crediteerbericht geef je aan welke prestatie je graag zou willen crediteren. Het gaat hier om de prestatie die foutief is toegewezen op een ingediende declaratie. Bij deze prestatie staat op het declaratiebericht een specifiek referentienummer. Dit referentienummer heb je nodig om op het crediteerbericht te refereren naar de prestatie die foutief is gedeclareerd en toegewezen. Zo weet de desbetreffende gemeente om welke prestatie het gaat.

Voor het referentienummer dien je dus de foutief toegewezen declaratie erbij te halen. Het gaat hier om de declaratie die jij hebt ingediend; 323 (niet het antwoord van de gemeente; 325). Deze declaratie is op 2 manieren terug te vinden:

Op het 323 declaratiebericht zie je eerst het declaratienummer, bijvoorbeeld '2022F0035'. Vervolgens zie je de declaratieperiode en daaronder het totaal ingediende bedrag. Daarna volgt de cliënt (of volgen meerdere cliënten) met per cliënt 1 of meerdere prestaties. Per prestatie staat er informatie over die prestatie (zoals het ook in het dossier van de cliënt staat). Wat er ook staat, is het referentienummer. Dit is bijvoorbeeld: '2022F0035-1-1'. Dit is het nummer dat nodig is voor het crediteerbericht. Schrijf deze ergens op.

Zijn er meerdere prestaties onder één declaratiebericht die gecrediteerd moeten worden? Dan heb je meerdere referentienummers nodig, te vinden in de foutieve declaratie onder de verschillende prestaties. Voor elke prestatie is er een ander referentienummer.

Een crediteerbericht wordt op dezelfde manier opgesteld als een gebruikelijke declaratie. Op de tijdsregistratiepagina stel je eerst een declaratiebericht op. Zet de instellingen dus op 'toewijzingen', de juiste gemeente, de desbetreffende cliënt(en). Let op; de tijdsperiode is de maand van de foutief toegewezen declaratie. Klik op de 'Declareer' knop.

Dit opent het declareerbericht zoals gebruikelijk. Het bericht krijgt een nieuw declaratienummer, deze moet NIET hetzelfde zijn als de foutieve declaratie. Het systeem van Cliendo genereert uit zichzelf uniek declaratienummer (bijvoorbeeld: '2022F0036'). Hier hoef je dus in feite niets aan te veranderen, tenzij je een eigen systeem hanteert voor de declaratienummers. Pas deze in dat geval aan naar wens, maar let erop dat dit niet hetzelfde declaratienummer wordt als de foutief toegewezen declaratie.

Check of de tijdsperiode op het bericht kloppend is. Onder de tijdsperiode staat het 'Totaal ingediend bedrag', hier hoef je nog even niets mee te doen. Daaronder vind je de desbetreffende cliënt(en) met de bijbehorende prestatie(s).

Mochten er meerdere prestaties op staan, maar hoeven deze NIET allemaal gecrediteerd te worden, klik je de prestaties die NIET gecrediteerd hoeven te worden weg via het rode kruisje. Deze staan rechts van 'Prestatie (code (einddatum))' in het bericht.

Vervolgens hou je op het bericht de prestatie(s) over die je wilt crediteren. Per prestatie staat er onderin in het bericht het bedrag dat je voor die prestatie wilt indienen.

Onder het 'Ingediend bedrag' staat er 'Debet Credit'. Hier kan je aangeven of je dit bedrag van de prestatie wilt declareren of crediteren. Klik op 'Debetbedrag en aantal'. Vervolgens kan je 'Creditbedrag en aantal' aanklikken.

Wanneer je hebt aangegeven dat je de prestatie gaat crediteren, komt er een nieuw tekstveld tevoorschijn op het bericht; bij Product referentie, kopje Vorig Referentie Nummer. Hiervoor dien je mogelijk iets omhoog te scrollen.

Hier vul je het referentienummer in dat je hebt opgezocht op de foutief toegewezen declaratie, bijvoorbeeld: '2022F0035-1-1'.

Indien er meerdere prestaties op het bericht staan die allemaal gecrediteerd dienen te worden, dien je deze allemaal op 'Creditbedrag en aantal' te zetten en bij iedere het specifieke referentienummer in te vullen. Nogmaals, het referentienummer is voor elke verschillende prestatie verschillend.

Heb je de bovenstaande stappen doorlopen, scroll dan omhoog in het bericht. Bovenaan bij 'Totaal ingediend bedrag' staat nu ook (als het goed is) dat het gaat om een creditatie.

Check het bericht voordat je deze verstuurd. Kloppen de volgende zaken:

Wanneer het bericht klopt, kan het bericht worden verstuurd via de oranje knop onderaan het bericht 'Verstuur'.

Je hebt nu gecrediteerd. De gemeente stuurt hier in een paar weken weer een reactie op. Ook een creditatie kan namelijk worden toegewezen of afgekeurd. Daarna kan er opnieuw een declaratie bericht worden aangemaakt en verstuurd.