Wanneer je gebruik maakt van de Vecozokoppeling in Cliendo, gaat het zeer waarschijnlijk voorkomen dat bepaalde berichten worden afgekeurd door de gemeente. Je kunt immers niet altijd alles goed doen! Berichten waarin een toewijzing wordt aangevraagd, gewijzigd of gestart of berichten met een declaratie of creditatie, kunnen allemaal worden afgewezen door gemeente. De reden? Vaak een kleine fout die normaal gesproken over het hoofd wordt gezien. Echter, het systeem van vele gemeenten kan hierdoor direct een bericht volledig afkeuren.

De berichten die het vaakst worden afgekeurd, zijn declaratieberichten (323) en startberichten (305). Op deze berichten komt het product mee dat is afgekeurd samen met een bijbehorende retourcode. Wat deze retourcodes precies betekenen en welke stappen ondernomen dienen te worden, wordt in dit hulpartikel beschreven.

Afgekeurde declaraties

Declaraties kunnen deels of volledig worden afgekeurd. Dit is altijd terug te vinden in de 325 die de gemeente als reactie stuurt op de ingediende 323 (declaratie). Het afkeuren gaat per prestatie ( = product) dat erop staat, met een bijbehorende retourcode. Bij een afkeuring, wordt er €0,00 voor die prestatie toegewezen. Wanneer dit gebeurt, hoeft er géén creditatie te worden gedaan. Wat er wél moet worden gedaan, is dat er opnieuw een declaratie voor de afgekeurde prestaties verstuurd dient te worden. Echter, voordat dit kan, is het belangrijk dat de declaratie eerst kloppend wordt gemaakt. In de eerdere declaratie stond namelijk bij die specifieke prestaties een fout waardoor deze zijn afgekeurd. De bijbehorende retourcode, in de 325 van de gemeente, geeft aan wat er precies is fout gegaan.

Wanneer een declaratie in zijn geheel is goedgekeurd, is dit te zien aan het feit dat het 'Totaal ingediende bedrag' overeenkomt met het 'Totaal toegekend bedrag'. Er hoeft in dat geval niets gedaan te worden, tenzij dit foutieve bedragen zijn die gecrediteerd dienen te worden. In dat geval, verwijzen wij je graag door naar het hulpartikel voor Crediteren.

In de tabel hieronder worden de retourcodes beschreven en de vervolgstappen. In elk van de gevallen, zal er opnieuw een declaratie moeten worden verstuurd. Let er bij deze nieuwe declaratie wel op dat er geen prestaties meegaan die in de eerdere declaratie wél zijn goedgekeurd.

*Retourcode*	*Beschrijving*	*Acties*
Van deze credit prestatie is geen debet prestatie bekend.	Er is tweede declaratie verstuurd voor dezelfde persoon met dezelfde prestatie in dezelfde maand terwijl deze op de eerdere declaratie al is goedgekeurd. Deze kan niet twee keer worden uitgekeerd.	Als dit in de eerste declaratie goed is gegaan en alles klopt verder, hoeven er geen stappen ondernomen te worden. Mocht het niet kloppen, dient deze prestatie eerst te worden gecrediteerd alvorens hier een kloppende declaratie voor wordt gestuurd.
De prestatieperiode valt niet geheel binnen een factuur- of declaratieperiode.	De productperiode van de declaratieregel moet binnen 1 kalendermaand vallen, met kloppende begin- en einddata bij de productperiode. Dat is nu niet het geval.	De productperiode op het declaratiebericht loopt normaal gesproken van het begin van de maand tot aan het einde van de maand. Wanneer een product halfverwege de maand begint, dient dit ook correct te worden ingevuld bij de begindatum bij de productperiode. Controleer dit dus altijd goed en verbeter dit op de nieuwe declaratie.
Het ingediende tarief komt niet overeen met het contractuele tarief.	Het tarief uit de declaratieregel moet overeenkomen met het tarief bij het bijbehorende contract. In dit geval komt het niet overeen.	Het product tarief dat op de 301 staat, komt niet overeen met wat er op het declaratiebericht staat. Zorg dat dit kloppend wordt gemaakt op de nieuwe declaratie. Soms komt het voor dat er geen product tarief is ingevoerd op de 301, dient dient echter wel te worden ingevuld! Bespreek met de gemeente welk bedrag dit zou moeten zijn en zorg dat dit in het dossier komt te staan. Wat in het dossier staat, komt ook automatisch mee op het declaratiebericht.
Product Categorie in de prestatie is niet gelijk aan Product Categorie in het toegewezen product.	De productcategorie van de prestatie op het declareerbericht moet gelijk zijn aan de productcategorie op de 301 van de toewijzing. In dit geval komt het niet overeen.	Bekijk wat de productcategorie van het product is op de 301 van de gemeente. Zorg ervoor dat dit ook zo in het dossier staat en op het declaratiebericht. Maak dit kloppend en verstuur een nieuwe declaratie.
Product Code in de Prestatie is niet gelijk aan Product Code in het toegewezen product.	De productcode van de prestatie op het declareerbericht moet gelijk zijn aan de productcode op de 301 van de toewijzing. In dit geval komt het niet overeen.	Bekijk wat de productcode van het product is op de 301 van de gemeente. Zorg ervoor dat dit ook zo in het dossier staat en op het declaratiebericht. Maak dit kloppend en verstuur een nieuwe declaratie.
Eenheid in de Prestatie past niet bij Eenheid in het toegewezen product.	De eenheid van de prestatie op het declareerbericht moet gelijk zijn aan de eenheid op de 301 van de toewijzing. In dit geval komt het niet overeen.	Bekijk wat de eenheid van het product is op de 301 van de gemeente. Zorg ervoor dat dit ook zo in het dossier staat en op het declaratiebericht. Maak dit kloppend en verstuur een nieuwe declaratie.
Begindatum prestatie ligt niet tussen de ingangsdatum en einddatum toewijzing.	De begindatum bij de productperiode op het declaratiebericht komt niet overeen met wat er ingevuld dient te worden.	De productperiode op het declaratiebericht loopt normaal gesproken van het begin van de maand tot aan het einde van de maand. Wanneer een product halfverwege de maand begint, dient dit ook correct te worden ingevuld bij de begindatum bij de productperiode op het declaratiebericht. Controleer dit dus altijd goed en verbeter dit op de nieuwe declaratie.
Het ingediende volume overschrijdt het toegewezen volume.	Er is teveel volume ingevoerd op het declaratiebericht dan maximaal is toegewezen.	Verander het volume op het nieuwe declaratiebericht naar wat maximaal is toegestaan. LET OP: ook de bedragen dienen handmatig te worden aangepast.

Afgekeurde startberichten

Een startbericht (305) wordt naar de gemeente gestuurd om de begindatum van de desbetreffende zorg van dat product (of van meerdere producten) te communiceren. De gemeente antwoord hierop in de vorm van een 306 bericht. Wanneer een startbericht wordt toegekend, is de 306 een zeer kort bericht. Zie hieronder.

Wanneer een startbericht wordt afgekeurd, is het 306 bericht langer. Dit omdat het product (of de producten) dat is afgekeurd, meekomt op het bericht met een bijbehorende retourcode. Hieronder wordt uitgelegd wat een aantal van deze retourcodes betekenen en wat de vervolgstappen dienen te zijn.

'Het regiebericht kan niet gekoppeld worden aan een toewijzing'.

Deze code wordt gegeven wanneer er een startbericht is verstuurd voor een beschikking / product dat (nog) niet is toegewezen door gemeente (dmv een 301). Dit kan de volgende redenen hebben:

Er is nog geen kloppend product in het systeem omdat de gemeente deze nog niet heeft gegeven of omdat er fouten zijn gemaakt bij het krijgen van een beschikking in een dossier. Pas wanneer er een 301 is afgegeven voor dat specifieke product, kan er een startbericht voor worden verstuurd. We raden je aan om onze 3 beginstappen door te nemen.
Wat het ook kan betekenen is dat er per ongeluk een 'nieuw product' is meegekomen op het startbericht. Wanneer je een startbericht aanmaakt, komen alle producten op het bericht mee. Zo kan het ook zijn dat hier nog een leeg nieuw product tussen staat, dat niet zelf verwijderd kan worden. Belangrijk is, om in het vervolg deze producten via het rode kruisje weg te klikken alvorens het bericht wordt verstuurd. Klik in geval op het rode kruisje naast 'Start product'. Als er verder geen foutcodes op het bericht staan, betekent het dat de andere producten (het product dat je daadwerkelijk wilde starten) op het startbericht wél zijn goedgekeurd (ook al staan ze op de 306). Er hoeft dan verder niets te worden gedaan.

'De actuele levering is nog niet gestopt met een stopbericht'.

In dit geval heb je al eerder een startbericht voor het desbetreffende product gestuurd. In dit vorige startbericht is de start van het product toen al goedgekeurd. Er hoeven geen verdere acties ondernomen te worden. Als er geen andere foutcodes in de 306 staan, is voor elk product op het bericht de start goedgekeurd.

Belangrijk om te onthouden

Vaak wordt er een startbericht verstuurd voor een nieuw product. Wanneer je het startbericht aanmaakt, worden alle actieve producten die in het dossier staan meegenomen op het bericht. Voor de bestaande gestarte producten hoeft natuurlijk geen startbericht te worden verstuurd. LEES DAAROM ALTIJD GOED WAT ER NOU PRECIES OP HET STARTBERICHT STAAT. Wanneer hier producten op staan die niet te hoeven worden gestart, kan je deze gewoon wegklikken via het rode kruisje. Het rode kruisje dat je in dat geval moet hebben, staat naast 'Start Product'. De velden die daaronder ziet staan die bij dat specifieke product horen, zullen dan allemaal verdwijnen. Er begint weer een nieuw product vanaf 'Start Product'. Zie het bericht hieronder.