ADMIN ONLY

Onder instellingen > controle kun je als admin bij de sectie onder de Rapportage nakijk functionaliteit, de sectie 'Periodes afsluiten' vinden.

Deze functionaliteiten leggen we uit op deze pagina:

____________________________________________________________________________

Met de bovenste van deze drie opties zorg je dat dagrapportages permanent worden vastgelegd. Alle rapportages ouder dan de ingestelde termijn, in onderstaande voorbeeld 24 uur, zijn niet langer aan te passen door de originele auteur of te verbeteren door een admin.

Reageren op een rapportage kan nog wel, dit staat los van de rapportage zelf.

De termijn wordt ingesteld zodra je op 'Opslaan' klikt. Daarna is in een log in te zien wanneer en door wie dit is ingesteld. (Andere) admins kunnen je instelling eventueel overschrijden.
​

Goed om rekening mee te houden: indien je ook de functionaliteit 'Rapportages verbeteren' gebruikt, dan kan je deze functionaliteit alleen gebruiken binnen de termijn dat die rapportages nog niet zijn vastgezet.

Stel hier als admin in binnen hoe veel dagen na een maand, deze niet meer in te vullen is door teamgenoten en/of andere admins.

Ook voor de 'Agenda afsluiten' functionaliteit is in een log te zien sinds wanneer deze aan staat en door wie die is aangezet. Dit zet je liever niet meer uit later, want dan kun je niet meer onomstotelijk aantonen dat er niks gewijzigd is aan je ingevoerde gegevens. Denk dus goed na welke mogelijkheden je wilt hanteren.

Onze tips om te bepalen welke opties je wilt inschakelen:
Als je deze functie vooral gebruikt om als admin te waarborgen dat je teamgenoten zaken op tijd hebben ingevuld en zelf alles altijd wilt kunnen wijzigen, toevoegen en verwijderen, kun je voor 'Admins/planners mogen nog wel aanpassen' gaan. Hierbij ligt alleen de data niet werkelijk vast.
​
Als je de functie voornamelijk wilt gebruiken om aan externen (accountants, gemeenten, opdrachtgevers) aan te tonen dat de data niet is gewijzigd, dan is die optie ongeschikt. Dan kun je beter de optie 'Mogelijkheid om periodes weer open te stellen' gebruiken.

1. De knop 'Periode tijdelijk openstellen' komt beschikbaar.

2. Je kunt instellen in welke maand er hoe veel tijd weer zaken ingevuld kunnen worden. Je kunt teamgenoten weer 1, 2,3 en 7 dagen geven, of 3 weken. Als je een periode open stelt, kunnen alle teamgenoten met toegang hier weer zaken aanpassen / toevoegen / verwijderen. Dit is nog niet alleen voor bepaalde personen vrij te geven.

Het voordeel van de 'Mogelijkheid om periodes weer open te stellen' functionaliteit versus deze hele functionaliteit 'Periode af te sluiten' weer uit te zetten, is dat in het log specifiek aantoont dat (geel gearceerd in voorbeeld) periode augustus 2023 2 dagen open is gesteld op 11 december 2023, in plaats van dat toen de complete agenda weer bewerkbaar was voor iedereen. Hiermee kun je dus alsnog aantonen dat jul, september etcetera onveranderd zijn gebleven.

Het is ook een voordeel dat als je 'Mogelijkheid om periodes weer open te stellen' aan zet, je daarmee gewoon de mogelijkheid hebt een keer iets aan te passen mocht dat nodig zijn. Terwijl als je dit nooit gebruikt, dit ook niet in het log komt te staan en je dus alsnog onomstotelijk kunt aantonen dat er geen zaken gewijzigd zijn.

Als een maand is afgesloten zie je daar duidelijk dat deze niet meer bewerkbaar is vanwege het label 'Afgesloten maand'. Ook de knop 'Nieuw item' om een agenda item aan te kunnen maken geeft grijs weer en er is text en uitleg voor degenen
​

Indien teamgenoten alsnog proberen zaken in te voeren krijgen ze een melding:

Tot slot kun je de agenda ook voor een compleet jaar afsluiten. Dit is onomkeerbaar, tenzij je de hele functie weer uitschakelt. Het is voor niemand meer mogelijk om agenda afspraken toe te voegen, verwijderen of aan te passen. Zowel voor normale agenda items als voor tijd registraties.

Voordat je een jaar definitief kunt afsluiten, komt nog een melding in beeld met uitleg en de vraag om een bevestiging:

'Zijn jullie zo ver om het jaar permanent af te sluiten? In dat geval: gefeliciteerd!🎉 Dat is vast een hele klus geweest!
​
Hou er rekening mee dat het afsluiten van een jaar onomkeerbaar is. Alle data ingevoerd in deze periode staat vast, kan aangetoond worden bij controles en dienen als bewijs. Dit geldt voor zowel agenda afspraken als tijd registraties.'

In de agenda toont duidelijk dat het jaar is afgesloten:

Onder alle drie deze opties is een log zichtbaar waarin je kunt herleiden wanneer de functionaliteit is in en uitgeschakeld. Ook wanneer een functionaliteit tussentijds is uitgeschakeld blijft dit zichtbaar in het log. Hou hier rekening mee als je onomstotelijk wilt kunnen aantonen dat de ingevoerde zaken ongewijzigd zijn.