Je probeert wachtwoord vergeten, inloggen magic link, of juist een cliënt of teamgenoot uit te nodigen... maar er komt geen e-mail binnen. Vrij vervelend.
Cliendo is expert in het versturen van e-mails. We versturen tienduizenden e-mails per maand en 99,81% daarvan komt aan. De resterende 00,19% mails komen meestal niet aan vanwege simpele typefouten of de technische instellingen van je mailomgeving.
E-mail wordt al snel technisch, maar met deze tips kun je hopelijk alsnog snel zelf uit de voeten!
Tips die je meteen kunt toepassen
1. Voeg een ander mailadres toe als lid aan een (nep) cliënt en kijk of je daar wel alle mail op ontvangt. Via Temp Mail kun je super snel een ander (wegwerp) mailadres aanmaken. Als je hier wel mail ontvangt, ligt het waarschijnlijk aan de technische configuratie van jouw huidige e-mail dat je daar niets ontvangt.
2. Stel een e-mail forward in vanaf een ander e-mailadres. Maak bijvoorbeeld een Gmail adres aan. Hier komen alle Cliendo mails bijna gegarandeerd wel op aan. Laat e-mails daar op bezorgen en stuur ze door met een forward naar waar jij ze wilt hebben. Als je e-mail wel ontvangt op het Gmail adres, en niet op je forward adres, dan ligt het waarschijnlijk aan jouw huidige e-mail dat je niets ontvangt.
3. Stuur een mail van jezelf naar jezelf om te testen of je nog mail ontvangt.
4. Stuur een mail naar het e-mailadres dat niet werkt en dat je kopieert vanuit Cliendo. Door te kopiëren controleer je meteen op spelfouten. Als jouw mail niet bezorgd kan worden, krijg je daar, afhankelijk van je mailomgeving, vaak binnen een paar minuten een mailrapportage van.
5. Informeer bij je webbouwer of er problemen zijn met e-mail bezorging en naar capaciteit van de server. Als je een usage grafiekje terugkrijgt zonder pieken erin, was dit waarschijnlijk niet het probleem..
6. Bij mail die niet aan komt bij het uitnodigen van een cliënt of teamgenoot.. pas handmatig hun wachtwoord aan en verstuur dat via je eigen mail. (Laat ze ook de spam controleren + de instellingen > notificaties in hun eigen Cliendo account).
Meer tips:
- Controleer je spambox.
- Controleer of je domeinnaam op een algemene blacklist staat. https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx. Mocht je hier op staan, dan komt dat waarschijnlijk doordat jouw domeinnaam of server geassocieerd is met spam. Zie toelichting beneden.
- Controleer of je mail op je mobiel of op webmail wel ontvangt.
- Zet (heel even) je firewall uit en kijk of je dan wel mail ontvangt. Vooral handig als je via outlook of een ander geïnstalleerd programma mailt.
- Duik in onderstaande oorzaken.
Waarom werkt mijn eigen e-mail niet..?
Dat kan heel veel mogelijke oorzaken hebben. Gelukkig, en helaas, vallen deze meestal buiten ons bereik.
Spelfouten (meest voorkomend)
Meestal krijgen gebruiker geen e-mail omdat bij registreren op Cliendo hun e-mail verkeerd is ingetypt. Het verschil kan vrij miniem zijn. In bijvoorbeeld marieke@willekeszorg.nl en marieke@willekezorg.nl mist alleen een 's' maar dat mis je zo.
Technische instellingen van je e-mail / domein
Hebben jullie e-mailadressen van jullie eigen domeinnaam? Dus @naamorganisatie.nl, en geen @gmail.com?
Dan is de kans vrij groot dat je als je e-mail niet ontvangt, dat je e-mail technisch niet optimaal is geconfigureerd.
Het is namelijk best ingewikkeld e-mail technisch gezien optimaal te configureren. Vooral voor kleine webbouwers die hier niet in gespecialiseerd zijn. Er zijn honderden mogelijke oorzaken voor het niet ontvangen van e-mail. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat:
Jouw e-mail / website draait waarschijnlijk op een server met nog 1000en andere websites. Als je geen 'Dedicated hosting' hebt of een 'Virtual Private Server' dan is dit eigenlijk standaard het geval dat je serverruimte deelt. Maar in een slecht geval, deel je jouw ruimte met allerhande gok websites en andere websites met een slechte reputatie. Dit is ook slecht voor de reputatie score van jouw website en die is zeer belangrijk om goed e-mail te ontvangen. Met een slechte reputatie score word je website heel vaak aangemerkt als spam verstuurder of ontvanger en door andere afzenders geblokkeerd.
Het kan ook simpelweg zijn dat er te veel verkeer is geweest op één van die andere websites en dat de server niet genoeg capaciteit had om alles te verwerken. Dan 'blijft de mail hangen'.
Heb je vaker problemen met e-mail ontvangen? Informeer bij je webbouwer.
Of stap over naar:
Een bouwer met veel ervaring in e-mail.
Google Workspace of vergelijkbaar. (werkt ook met naam@jouwdomein.nl)
Op onze block list beland
Het kan ook nog zijn dat Cliendo jou eerder mail heeft proberen te sturen, die niet aankwam. Dan lijkt je mailadres niet te werken, en probeert ons mailprogramma het niet nog een keer.
Het kan zijn dat mail niet aankwam omdat je website/e-mail hosting tijdelijk offline was, je mailbox vol was, of je domein een zeer slechte reputatie score heeft.
Om te voorkomen dat wij zelf een slechte reputatie krijgen door e-mails te sturen naar adressen die niet werken (iets dat spammers vaak doen), krijg je automatisch geen e-mails meer als je mailadres een keer niet heeft gewerkt.
Wij kunnen je handmatig van de block list halen. Het komt echter vaak voor dat als je één keer mail niet ontvangt, dat dat vaker zo is omdat de technische configuratie van je e-mail niet juist is. En dan beland je zo weer op de block list.
Mailprogramma / op mobiel wel?
Via welk programma open je je mail? Via outlook? Of bekijk je je mail via de browser?
Zie je je mail op je mobiel of juist in je webmail wel, en op je computer niet?
Dan zit de oorzaak waarschijnlijk in de configuratie van het mailprogramma waar je geen mail ontvangt. Bel daarvoor je webbouwer.
Netwerkomgeving
Het kan zelfs zo zijn dat er instabiel en/of geen internet is en/of er een firewall draait die (bepaalde) mails blokkeert. Dan wordt het ingewikkeld en moeten we mogelijk gaan kijken naar een andere oplossing.
__
Genoeg tips gehad? Hopelijk heb je iets aan dit artikel gehad. Of weet je tenminste wat je aan je webbouwer kunt vragen. Eigenlijk wil je vanwege veiligheid en de wet AVG e-mail sowieso zo min mogelijk gebruiken.