Ten eerste: er is, nog nooit, zomaar iets verdwenen uit Cliendo. Geen enkele cliënt, geen enkele afspraak is zomaar weggeraakt. Ooit.
Er is eigenlijk altijd een van onderstaande zaken aan de hand als je zomaar opeens iets mist.
1. Bij het niet zien van cliënten: de weergave van cliënten staat uit.
Onder de ‘getoonde gegevens’ knop is bijv. geselecteerd dat alleen cliënten van Linda, of alleen cliënten uit bepaalde groepen moeten worden weergegeven. Controleer deze knop en vink. Vink voor het gemak even alle opties aan die je ziet.
2. Bij het niet zien van afspraken: er staat geen enkele agenda aan om weer te geven
Bij huisje, laad je de beheer agenda. Daar aan de rechter kant staan namen van teamgenoten, cliënten, groepen. Hier moet je tenminste iets aanvinken, anders zie je geen enkele agenda.
3. Er zijn zaken weg op een tabblad in het plan
Je hebt zaken ingevuld op een van de tabbladen in het plan. En nu zijn ze weg.
Waar kan het aan liggen?
3.1 Permanent opslaan is gebruikt. Als eerste gaan we even helemaal onderin de pagina kijken. Scrollen tot je niet meer kunt. Daar staan knoppen met ‘Ondertekenen’ en ‘Permanent opslaan’.
Hiermee kun je het complete tabblad opslaan beneden, als een permanente versie. Daarbij kun je ook kiezen om met een leeg tabblad weer te beginnen.
3.2 Geen internet of een blokkering door je firewall. Als er geen opgeslagen versies zijn op het tabblad, en je hebt er wel zaken getypt, dan kan het ook zijn dat je geen verbinding had met internet. De informatie is dan nooit bij Cliendo aangekomen en kon ook niet opgeslagen zijn.
Het kan helaas zo zijn dat je heel kort geen verbinding hebt gehad.
Soms merk je dat niet eens, omdat het maar een paar seconden of een paar minuten was. Als je wel eens bijvoorbeeld een alarminstallatie hebt gehad die continue actief moet zijn op wifi en waar je een melding van krijgt als die online is, dan weet je waarschijnlijk wel hoe vaak zoiets gebeurt. Op onze Ziggo internet verbinding is dat in ieder geval circa 6 keer per jaar.
Cliendo slaat, mits je internet hebt, continue op en geeft hier een status van rechts boven in je scherm.
3.3 Getoonde gegevens knop op plan pagina. Je hebt in de tussentijd de weergave van bepaalde velden of tabbladen uitgezet via de Getoonde gegevens knop rechtsboven in je scherm. Als je deze weer aan zet, kun je de informatie weer lezen.
3.4 Je collega’s hebben zaken verwijderd uit het plan. Als collega’s toegang hebben tot een client dan kunnen ze tabbladen en velden aanpassen. Zie voor meer toelichting ook punt 9 beneden.
3.5 Je ziet een wit scherm. Hierbij heeft Cliendo waarschijnlijk een aanpassing gedaan aan je inrichting en is hierbij een fout ontstaan door ons. Laat het ons even weten, dit is meestal binnen een minuut heel simpel te verhelpen.
3.6 Omdat menselijke gedachten niet altijd zo werken als je zou denken. Jouw gedachten wel natuurlijk, en jou zou dit ook nooit overkomen. Maar bij andere mensen komt het wel eens voor dat ze dingen anders onthouden dan dat ze werkelijk zijn gebeurd.
Een bekend voorbeeld is getuigenverklaringen bij een misdaad die worden opgegeven aan de politie. In een onderzoek kwamen ze uit op 32% foute verklaringen. Wat steeg naar maar liefst 52% als er één iemand in een groep het eens was met een foute verklaring en naar maar liefst 80% als er twee mensen in een groep het er mee eens waren.
Een ander voorbeeld is dat we als mensen bijvoorbeeld niet in staat zijn om een gesprek van 20 minuten, woord voor woord, compleet te kunnen onthouden. Je onthoudt dan heel selectief een paar hoofdlijnen van het gesprek, omdat dat veel efficiënter werkt. Zo werkt dat meestal ook met een (werk)dag, je onthoudt de zaken die er toe doen als een soort samenvatting. Zo kan ik me bijvoorbeeld nu niet herinneren welke kleren ik aan had 12 dagen geleden, wat ik heb gegeten en met wie ik allemaal heb gesproken.
4. Bij algeheel dingen missen / zaken zien die niet kloppen: je logt in op de verkeerde account.
Dit komt vaker voor dan je denkt. Jij bent gewoon ingelogd. En natuurlijk ben je goed ingelogd. Dit is jouw mailadres. En waar zijn al je cliënten?! Of je afspraken? Je ziet niets. Wat is dit voor onzin!
Heel misschien, kan het zijn, dat je je ooit hebt ingeschreven met een ander mailadres en dat daar je werkelijke account op staat. Kijk even je mailbox(en) na of je mogelijk meerdere malen inloggegevens hebt ontvangen van een Cliendo account.
Je kunt meerdere accounts hebben die actief zijn vanwege meerdere redenen. Bijvoorbeeld:
Omdat je bent toegevoegd met een ander mailadres als lid van een enkele cliënt.
Omdat er ooit zaken overgezet moesten worden van de ene naar de andere account.
Omdat je teamgenoten op een andere account zaten waar jij ook bij moest.
Omdat we bij afname abonnement niet zeker wisten welke account weg kon, we nooit zomaar iets verwijderen, en dus beide accounts nog actief zijn blijven staan.
We kunnen een 2e account uiteraard voor je verwijderen als je wilt. Graag dan even een bericht vanaf het mailadres van dat account zelf.
5. Let op dubbele dossiers en groepen
Je hebt zaken ingevuld voor wat cliënten. En vervolgens open je een cliënt en daar staat er niets meer. Dat is raar, waar zijn je gegevens gebleven?
Hier denk je natuurlijk niet zo snel aan, maar het kan dus zijn dat je een tijd geleden, of bijvoorbeeld een collega van jou, een dossier heeft aangemaakt met dezelfde naam. Dan is het dossier dus dubbel. Kijk hiervoor goed in de zoekfunctie en probeer ook spelvarianten.
Het kan ook zijn dat er een groep dubbel is aangemaakt. Kijk bij cliëntoverzicht onder 'getoonde gegevens' en dan bij groepen of er meerdere groepen met gelijkende namen staan. Hier is dat bijvoorbeeld 'teamgenoten' en 'teamgenoten', drie keer Utrecht, en Zo en zo. Maar dat valt niet heel erg op als je niet goed kijkt.
6. Bij tijd registratie items die verkeerd zijn
Hiervoor hebben we een apart hulpartikel geschreven met tips voor een heleboel zaken die je kunt nakijken.
7. Je rechten zijn veranderd door een admin
Een admin op jouw account heeft je rechten veranderd. Je mag nu bijvoorbeeld minder groepen zien, of bent verwijderd als lid van (een aantal) cliënten. Of je was admin en bent dit nu niet meer. Hier vind je een overzicht van verschillende rechten en mogelijkheden.
8. Groepen automatisch ingedeeld op alfabet
Als je meer dan 18 á 28 cliënten heb, afhankelijk van de grootte van je scherm, worden je cliënten automatisch op alfabet ingedeeld. In dat geval vind je ze voortaan onder de eerste letter van hun dossier naam.
Let op; dossier naam is niet per se dezelfde naam als voor en/of achternaam. Dossier naam is op de plan pagina boven de afbeelding ingevuld. In onderstaande voorbeeld heet het dossier 'Ed' en is de voornaam van cliënt 'Freddy'.
9. Je cliënt is in het archief gezet
De functie van het archief is dat cliënten 'niet meer meedoen' in Cliendo.
Als een cliënt wordt gearchiveerd, gebeurd er onder andere dit:
De cliënt verdwijnt uit de 'beheer' agenda om ruimte te besparen.
Bij een clip / agenda item kun je de cliënt niet meer selecteren.
Je ontvangt geen verjaardagsmeldingen meer.
De cliënt verdwijnt uit het tijdregistratie overzicht.
Het kan ook zijn dat jij een cliënt archiveert, terwijl je geen rechten hebt om het archief te zien. Dan kun jij *niet* meer bij dit dossier. Je kunt dan aan een admin van jouw account vragen om dit dossier terug te plaatsen.
10. Je collega’s hebben zaken verwijderd.
Als jij een papieren dossier ergens hebt neergelegd en het is later weg, dan weet je altijd meteen zeker wat er is gebeurd. Dat heeft iemand gehad.
Online voel je niet altijd diezelfde zekerheid. Een stuk papier kan niets verkeerd doen, maar een computersysteem wel. Toch kan ook online net zo makkelijk een cliënt verplaatst zijn, een afspraak verwijderd zijn of de velden onder plan aangepast worden door een collega. Gelukkig kunnen wij dit allemaal zien. Zie voor toelichting onderaan.
11. Weergave van zaken in Cliendo is stuk
We kunnen alle bovenstaande zaken meteen wegstrepen want die zijn het allemaal niet. Internetverbinding is 100% stabiel, firewall ook, collega’s niets gedaan.
Dan kan het inderdaad zijn dat de weergave in Cliendo stuk is. Dit komt wel eens voor na aanpassingen op een inrichting op maat op jouw account en heel af en toe bij algemene updates op minder dan 1% van de accounts. Dit is meestal binnen een paar minuten door ons weer te verhelpen.
Een kapotte weergave houdt gelukkig nog steeds niet in dat er zaken zijn verdwenen, want alle informatie staat nog gewoon in onze databases en backups.
Als je denkt dat dit het is dan geef ons even door bij welke cliënten of onderdelen je niets ziet. Als het kan met een screenshot erbij!
Wij kunnen alle gebeurtenissen zien. En alle gegevens terughalen.
Wij kunnen precies zien wie wat wanneer heeft verwijderd, verplaatst, gearchiveerd, wie er was ingelogd, wie er een dossier hebben geopend en nog veel meer. We loggen meer dan 70 van dit soort acties.
We kunnen ook alles terughalen dat ooit werkelijk online heeft gestaan. Mis je een dossier? Geef ons even precies door wat je mist. Welke cliënt(en) en/of welke onderdelen.
En wil je graag graag zien zoals je account op 28 maart 2019 was? Zelfs dit kunnen we, omdat we continue backups maken van heel Cliendo op meerdere locaties. Dit heet een Point in Time restore. Deze bieden we betaald aan. Hierbij krijg je aparte inloggevens opgestuurd, naast je huidige account, en op die andere account zie je dan precies hoe je account op de gewenste dag was.
TIP:
Kijk ook in het gebeurtenissen overzicht. Onder huisje, de pagina links van ‘Agenda’.
Hier zie je ook wanneer cliënten gearchiveerd, verwijderd of aangemaakt zijn. Sterker nog, vanaf het gebeurtenissen overzicht kan je een verwijderd dossier weer terugplaatsen.
